Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Где и как получить справку 2-НДФЛ?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Выдача справки сотруднику должна осуществляться в строго утвержденные сроки, о которых мы говорили выше, во избежание проблем с трудовой инспекцией. И подготовить желательно сразу пару экземпляров 2-НДФЛ, даже если сотрудник об этом не просил. Это позволит сэкономить время, если вдруг окажется, что нужны были два экземпляра справки. Такая необходимость возникает очень часто, т. к. при сдаче документа по требованию сотрудник в большинстве случаев оставляет второй экземпляр справки себе.
- Паспортные данные человека, который получает доход: Ф. И. О., дату рождения, гражданство, серию и номер паспорта, ИНН.
- Сведения о работодателе: наименование организации и ее реквизиты.
- Информация о доходе, который облагается налогом по ставке 13 %, приведенная помесячно. Указывается сам доход и налоговые выплаты.
- Сведения о стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетах, их коды.
- Общая сумма дохода человека, а также уплаченных налогов и использованных вычетов.
- Подпись уполномоченного бухгалтера и печать организации.
- Дата выдачи.
Состав справки 2-НДФЛ
Приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ ранее были утверждены сразу два вида справок о доходах физического лица. Первый — из приложения 1 к приказу — предназначался для представления справок в налоговую службу. Второй вид — из приложения 5 — был необходим для выдачи работникам. Эти формы использовались для отчетности и для представления данных работникам за 2020 г. С 2021 года действует новый приказ ФНС от 15.10.2020 г. № ЕД-7-11/753@. Начиная с отчетности за 1 квартал 2021 года справка 2-НДФЛ войдет в состав единого отчета вместе с расчетом 6-НДФЛ. А на руки работникам нужно будет выдавать справку по форме из приложения №4 к указанному приказу. Рассмотрим ее более подробно.
Сколько делается справка 2 НДФЛ по закону
При необходимости представления отчета 2 НДФЛ в стороннюю организацию физ. лицо обращается с письменным заявлением на выдачу бланка в бухгалтерию. Здесь указывают, сколько экземпляров подготовить, и за какой период. Место представления при этом указывать не нужно.
Срок действия справки 2 НДФЛ для других организаций
Согласно ст. 62 на заполнение справки предприятию отводится три рабочих дня. Если эти сроки нарушены, сотрудник вправе обратиться с жалобой в трудовую инспекцию. Руководство организации будет привлечено к административной ответственности за нарушение законодательства.
Знайте, что справка выдается безвозмездно, невзирая на количество обращений одного и того же лица, и по просьбе готовят ряд бланков.
После получения декларации 2 НДФЛ, физ. лицо проверяет наличие подписи доверенного лица, за составление, печати и регистрацию.
Сколько готовится справка 2 НДФЛ
В НК РФ предусмотрена обязанность работодателя предоставления сведений о вознаграждениях работника, но не сказано сколько делают справку 2 НДФЛ. Данный аспект регламентируется ТК РФ, согласно которому наймодатель должен предоставить сотруднику документы, касающиеся его трудовой деятельности в течение 3-х дней с момента запроса. Отчетность 2 НДФЛ относится к этому перечню.
Некоторые налоговые агенты осуществляют выдачу сразу, некоторые через 3 дня, но задержка более этого срока является нарушением трудового законодательства.
Что касается предоставления отчетности в ИФНС, то документы по всем сотрудникам за налоговый период должны быть сданы до 1 марта следующего года за отчетным. При этом реквизиты бланков должны совпадать с теми, которые были выданы физлицам.
Чем грозит подделка справки 2 НДФЛ
Ответственность за предоставление поддельной отчетности грозит физлицу, и налоговому агенту, выдавшему справку работнику.
Изготовление поддельного документа чревато привлечением по одной из статей УК РФ:
- 292 (подделка фальшивых документов);
- 327 (изготовление поддельных бумаг и печатей).
Привлечение по ст. 327 предусматривает виды наказаний:
- лишение свободы (от 6 до 12 мес.);
- условный срок или взятие под арест до 4-х лет;
- исправительные работы.
Привлечение по ст.292 грозит должностному лицу:
- исправительными работами (от 480 ч. до 2-х лет);
- штрафом в размере 80 т.р.;
- арестом от 6 до 24 месяцев.
Назначение справки 2-НДФЛ
Справка 2-НДФЛ — это часть налоговой отчетности. В соответствии с требованиями Налогового кодекса ее нужно сдавать в инспекцию по месту регистрации за каждый отчетный период по каждому сотруднику. Такие правила зафиксированы в соответствии с п. 5 ст. 226 и п. 2 ст. 230 НК РФ. В документе указывается объем дохода работника за налоговый период, а также размер налоговых удержаний.
Данная справка не только нужна для непосредственной отчетности перед налоговыми органами, но и может быть запрошена сотрудником, получающим доход у данного работодателя. Для этого сотруднику требуется написать заявление и указать период времени, за который нужно представить данные о заработной плате и подоходном налоге. Такие нормы зафиксированы в п. 3 ст. 230 НК РФ.
Эта необходимость может возникнуть в разных случаях. Так, справка 2-НДФЛ представляется в кредитное учреждение при оформлении крупных кредитов, например, ипотеки. Некоторые визовые центры и посольства могут запросить у гражданина такой документ для подтверждения платежеспособности туриста и выдачи ему визы. Кроме того, «подоходная» справка потребуется сотруднику для подтверждения дохода, если он в середине года устроился на работу и хочет получить вычет на ребенка.
Как бухгалтеру представить стандартный налоговый вычет и не ошибиться в расчетах, разобрано в готовом решении от «КонсультантПлюс». Оформите бесплатный онлайн-доступ для просмотра всех заинтересовавших вас материалов.
Порядок выдачи справки достаточно прост, но сложности могут возникнуть, если процесс ее оформления в компании не урегулирован. При этом трудности будут испытывать не только сами бухгалтеры, формирующие 2-НДФЛ, но и сотрудники, запрашивающие такой документ. Для организации это может быть существенной проблемой, т. к. «подоходная» справка — один из самых часто запрашиваемых сотрудниками у работодателя документов
Кто выдает справку 2-НДФЛ
Отметим, что сроки выдачи справки не зависят от того, работает человек в компании или уже уволился. Если действующий или бывший сотрудник оформил правильный запрос, то справку нужно выдать в те сроки, которые утверждены нормативными актами. Иначе компании не избежать проблем с проверяющими органами. Особенно актуально это в случае, когда бывший работник по каким-то причинам обижен на бывшего работодателя, а значит, он не упустит возможности сообщить проверяющим органам о нарушении сроков выдачи «подоходной» справки.
Что касается сроков ее действия, то российскими законами о труде никакие нормативы не установлены. По своей сути 2-НДФЛ является бессрочной. Все потому, что сведения об уже начисленных доходах физического лица неизменны и исправлению не подлежат. Хотя исправления возможны, но только в случае обнаружения ошибки, о чем мы расскажем ниже.
Чтобы уложиться в сроки выдачи справки 2-НДФЛ работнику, компания должна заранее определиться с исполнителями такой задачи. Чаще всего документ готовит бухгалтер, ведущий расчеты с персоналом. В крупных организациях часть бухгалтерского функционала может быть переложена на кадровую службу или HR-отдел.
Во избежание просрочек в представлении справки и конфликтов между подразделениями такой функционал нужно включить в должностную инструкцию исполнителя. В ней фиксируются обязанности по выдаче справки, которые в том числе могут быть основой для его KPI.
Сколько делается справка 2 НДФЛ по закону
При необходимости представления отчета 2 НДФЛ в стороннюю организацию физ. лицо обращается с письменным заявлением на выдачу бланка в бухгалтерию. Здесь указывают, сколько экземпляров подготовить, и за какой период. Место представления при этом указывать не нужно.
Согласно ст. 62 на заполнение справки предприятию отводится три рабочих дня. Если эти сроки нарушены, сотрудник вправе обратиться с жалобой в трудовую инспекцию. Руководство организации будет привлечено к административной ответственности за нарушение законодательства.
Знайте, что справка выдается безвозмездно, невзирая на количество обращений одного и того же лица, и по просьбе готовят ряд бланков.
После получения декларации 2 НДФЛ, физ. лицо проверяет наличие подписи доверенного лица, за составление, печати и регистрацию.
Сколько действует справка 2 НДФЛ для представления в налоговую инспекцию
Поскольку ИФНС – государственное учреждение, где работа регламентирована муниципальными актами и нормами. Поэтому здесь строгие сроки действия каждой справки, в том числе и декларации 2 НДФЛ. Эта норма определена ст. 230 налогового законодательства.
Каждый субъект хозяйствования обязан подать декларации на работников в срок, не позднее1апреля, года, следующего за отчетным периодом. В декларациях отражены сведения за календарный год, а сам бланк заполняется отдельно на каждого работника. Отсюда следует, что срок представления 2 НДФЛ в налоговую инстанцию после подписания – не позднее 1 апреля.
В 2020 году представляют отчеты, начиная с 2020 года, за 2014 год справки уже не действуют. А вот в течение этого периода информация из справки действительна, кроме того, не ограничена сроком, если оформить декларацию вовремя, то подать можно на протяжении 3-х лет, главное, не пропустить этот период. Эта норма регламентирована статьями 230 п. 2 и 226 п. 5.
На основании статьи 230 НК РФ работодатель, фактически являясь налоговым агентом своего подчиненного, обязан по его запросу выдать ему справку 2-НДФЛ. Которая, в свою очередь, является официальным документом, подтверждающим его платежеспособность и некоторую состоятельность, поскольку отражает в себе данные о полученном гражданином заработке и отчисленном с него налоге в бюджет.
Иногда остается неясным вопрос, за какой период делается данная справка? Ответ прост. Все зависит от целей и места предъявления этого документа. Работник может попросить выдать ему справку, подтверждающую его доход за последнее полугодие или лишь за последний квартал. Либо ему могут понадобиться все данные, содержащиеся в справке, за несколько лет.
Работодатель не вправе отказать сотруднику в его просьбе. Даже если тот просит справку за текущий год, который еще фактически не закрыт по отчетности перед налоговыми органами.
Если отказ выдать справку
Срок получения практически любых справок на предприятиях регламентирован законодательством. Руководство компании не вправе отказать сотруднику. Аналогичная ситуация, когда вы работаете на ИП. Коммерсанты, хоть и не совсем полноправные юридические лица, все-таки выступают налоговыми агентами на общих основаниях.
Если на запрос последовал отказ, это может быть плохим знаком, способным значительно подорвать доверие сотрудников к руководству. И может означать, что в компании имеет место непорядок в отчетной документации. Возможно, нет отчислений за сотрудников. Серьезный повод, чтобы начать активные действия.
Совет: если вы столкнулись с подобным нарушением своих прав, обратитесь с жалобой в инспекцию по трудовым отношениям или профсоюз (при его наличии).
А как же справка? Ее можно получить и другими способами.
Срок для выдачи 2-НДФЛ работнику
Необходимость в предоставлении справки о доходах может возникнуть в одном из следующих случаев:
- Проведение судебного разбирательства при участии конкретного физического лица. Справка дается для предоставления в судебные инстанции.
- Трудоустройство на новое предприятие.
- Заключение с банком кредитного договора. В соответствии с данными, представленными в документе, будет приниматься решение о выдаче кредита. В данном случае справка должна подтвердить платежеспособность клиента.
- Оформление опекунства над ребенком (усыновление, удочерение).
- При оформлении налогового вычета также потребуется справка.
- Формирование двойного налогового вычета.
- Необходима физическим лицам для предоставления в посольство и получения визы.
- При расчете алиментов справка по форме 2-НДФЛ предоставляется в суд.
- Может быть использована для начисления пенсий.
- При сдаче декларации в налоговую инспекцию.
Вне зависимости от того является ли работодатель юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, он не имеет права отказать работнику в выдаче справки по указанной форме.
Порядок выдачи документа никак не регламентирован российским законодательством. Но с момента написания заявления до выдачи документа должно пройти не более трех рабочих дней. В противном случае работники имеет право обратиться в суд или прокуратуру с жалобой на свое руководство.
Рассматриваемый вид справки является простым документом, но у несведущих граждан некоторые пункты могут вызвать замешательство. При заполнении разделов и полей нередко возникают трудности. Очень важно подробно разобраться в каждом элементе справки.
Сколько времени делается справка 2-НДФЛ на работе
Согласно п.3 ст.230 НК налоговый агент обязан предоставлять сотрудникам по их заявлениям сведения о доходах по установленной форме. Но вот срок изготовления справки 2-НДФЛ Кодексом не установлен. Более того, в письме от 26.08.2016 № 03-04-05/50030 Минфин пояснил, что этот вопрос вообще не относится к предмету регулирования НК РФ, а лежит в сфере правоотношений между работником и работодателем.
Из ст.62 ТК следует, что работодатель обязан выдать справку 2-НДФЛ в срок не позднее 3 рабочих дней. В этой же статье прописано, что документ выдается по письменному заявлению сотрудника. Хотя на практике в некоторых компаниях достаточно устной просьбы.
Пример 1
Важно!
У ИП справка 2-НФДЛ выдается в течение того же срока и по тем же правилам, что и у юридических лиц.
При прекращении трудовых отношений справка 2-НДФЛ готовится и выдается сотруднику в обязательном порядке в день его увольнения (ст.84.1 ТК). В этом случае никаких заявлений писать не надо.
Обычно, справка 2-НДФЛ выдается за срок, равный 1 году. То есть, если нужно получить сведения о доходах за 3 года (например, для деклараций 3-НДФЛ), нужно делать 3 отдельные справки. Однако никаких запретов на выдачу справки за полугодие или квартал нет. Если сотруднику нужны данные за текущий год, справку 2-НДФЛ делают за прошедшие месяцы.
Пример 2
Если справка 2-НДФЛ делается долго, и сотрудник считает, что его права нарушены, он может обратиться в трудовую инспекцию. За нарушение трудового законодательства работодателю грозит штраф по ст.5.27 КоАП:
- для ИП 1000-5000 руб.;
- для юр.лиц 30000-50000 руб.
Важно!
НК РФ никакой ответственности налогового агента за невыдачу справки не установлено (подробнее см. письмо Минфина от 21.06.2016 № 03-04-05/36096).
Сколько действует справка 2 НДФЛ
Период, в который полученный документ будет являться действительным, законодательно не установлен. Поэтому его срок может быть различным, и зачастую оговаривается той организацией, куда нужно предоставить справку.
К примеру, для получения кредита разные банки выдвигают неодинаковые требования к сроку действия формы – от 7 до 30 дней. Период, за который должна быть отражена зарплата, также может разниться. В некоторых кредитных компаниях он составляет 1 год, в других – 3 или 6 месяцев.
Пример из жизни:
Булановы решили провести отпуск в Турции, поэтому оформили в Сбербанке потребительский кредит на 300 тысяч рублей. Специалист банка предупредил, что нужна справка о доходах за 6 месяцев. Срок ее действия был озвучен в 1 месяц. Отдохнув в Турции и выплатив кредит, через год семья собралась купить квартиру и обратилась в Сбербанк за ипотекой. При подготовке пакета документов Булановы взяли по месту работы справки 2 НДФЛ за предыдущие полгода. Но оказалось, что этого недостаточно. Чтобы получить ипотечный кредит, супругам пришлось запрашивать новые бланки с зарплатой за 12 месяцев, притом срок действия документа истекал не через месяц, а уже через 10 дней.
При подаче документов в ИФНС для возврата суммы уже уплаченного налога на доходы физлиц, справка действительна 3 года. То есть в 2020 году можно вернуть часть средств, потраченных на покупку недвижимости, лечение или обучение, за 3 предыдущих года: 2021, 2018 и 2021 годы.
При обращении в визовый центр, как правило, документ требуется за полгода, действителен он в течение 1 месяца.
При постановке на учет в Центр занятости, справка с предыдущего места работы с данными о заработной плате за 3 последних месяца также будет годна в течение 30 дней.
Отдел опеки и попечительства для установления опекунства или усыновления принимают форму 2 НДФЛ, выданную не раньше месяца назад. При этом требуется отразить доходы за 12 месяцев.
Если срок действия справки истек, работник может попросить еще один экземпляр в бухгалтерии по месту службы.
Выдача и исправления в справке 2-НДФЛ
Выдача справки сотруднику должна осуществляться в строго утвержденные сроки, о которых мы говорили выше, во избежание проблем с трудовой инспекцией. И подготовить желательно сразу пару экземпляров 2-НДФЛ, даже если сотрудник об этом не просил. Это позволит сэкономить время, если вдруг окажется, что нужны были два экземпляра справки. Такая необходимость возникает очень часто, т. к. при сдаче документа по требованию сотрудник в большинстве случаев оставляет второй экземпляр справки себе.
Передачу документа на руки работнику следует зафиксировать в журнале выдачи справки. Пример его заполнения мы рассмотрим ниже. Главное, чтобы в таком реестре были графы: п/п, Ф. И. О. сотрудника, должность, структурное подразделение (отдел), дата и номер справки, ее название и расписка сотрудника в получении. Также можно добавить поле «Комментарий», в котором при необходимости можно делать отметки о том или ином выданном документе.
Если в справке допущена ошибка, то она должна быть обязательно исправлена. Уточненные данные необходимо подать в налоговую инспекцию по месту учета. Если неправильная справка уже выдана сотруднику, то его необходимо проинформировать о наличии ошибки.
Чаще всего бухгалтерские исправления несущественны для физического лица. Например, в случае, когда документ передавался в посольство для получения визы. Если же неточность существенна, то справку придется переделать.
За какой период выдается справка 2-НДФЛ
Это зависит от того, для чего сотруднику требуется документ: для предоставления подтверждения доходов в банк, для получения визы и прочих целей или при увольнении.
В Налоговом Кодексе Российской Федерации не указан период, за который работодатель оформляет справку о доходах. Сотрудник может запросить ее за месяц, квартал, полгода, год.
Стоит учитывать, что все инстанции, требующие подтверждения доходов, самостоятельно устанавливают сроки, за которые им нужна справка. Например, для банков это не менее 4-6 месяцев, для подачи на алименты — не менее 3 месяцев и так далее.
Существуют определенные ограничения по сроку выдачи справок 2-НДФЛ за прошлые годы. Сотрудник вправе запросить справку не более, чем за последние 4 года работы. Связано это с тем, что по законодательству (НК РФ п.1, подп. 8, ст. 23) налоговые бухгалтерские документы хранятся на протяжении 4-х лет.
В этом случае работнику оформляют справку о доходах за прошлый и текущий годы работы. Она потребуется при трудоустройстве на новое место работы. С ее помощью бухгалтер сможет правильно определить суммы налоговых социальных вычетов, если таковые положены сотруднику.
Работодатель — это фактически налоговый агент своих сотрудников, поэтому по требованию последних он обязан выдавать им справку по форме 2-НДФЛ. Этот документ свидетельствует о способности работника выплачивать определенную сумму, то есть получается, что этот фактор доказывает состоятельность гражданина.
Справка 2-НДФЛ: для чего выдается
В некоторых случаях не всегда понятным остается вопрос, за какую продолжительность времени выдается документ? Ответ однозначен, что это зависит от места представления и целей. Сотрудник также имеет право потребовать справку в любой момент, к примеру, за три месяца работы или за полгода.
Руководство предприятия не может и даже не имеет права отказать своим сотрудникам в предоставлении документа. Причем неважно, за какой год необходимо выдать справку.
Справка о доходах выдается за последние четыре года, которые проработал сотрудник на предприятии. В бухгалтерии должна быть создана база хранения документации, содержащей сведения о заработной плате.
Сроки изготовления документа
Справка по форме 2-НДФЛ представляется налоговым агентом:
- В отношении налога, удержанного у физлица, – ежегодно в ИФНС (не позднее 1 марта года, следующего за отчетным). Справки готовятся на каждого работника, которому выплачивался доход в течение календарного года. Если работник трудился в течение налогового периода в нескольких подразделениях одного предприятия, то для заполнения формы 2-НДФЛ следует воспользоваться рекомендациями из письма Минфина России от 23.07.2013 № 03-02-08/28888.
- В отношении налога, который работодатель не смог удержать у физлица, – ежегодно в ИФНС (не позднее 1 марта года, следующего за отчетным).
ВАЖНО! Чиновники сократили срок сдачи 2-НДФЛ с признаком 1 на 1 месяц. Теперь формуляр вне зависмости от установленного признака нужно сдать до 01 марта. Но для отчета за 2020 год срок переносится на 02.03.2020, т.к. 01.03.2020 — воскресенье. Подробности см. в материале «Сократили срок сдачи 6-НДФЛ и 2-НДФЛ».
О том, какого рода последствия повлечет за собой непредставление справки в налоговый орган, читайте в статье «Какова ответственность за непредставление 2-НДФЛ?».
- По требованию работника неограниченное число раз, причем работодатель не может отказать работнику в его праве (письмо УФНС г. Москвы от 24.02.2011 № 20-14/3/16873). Работник также может потребовать предоставить сразу несколько оригиналов справки.
В ст. 230 НК РФ не оговорен срок изготовления справки после обращения работника. В то же время в ст. 62 ТК РФ для выдачи справки о зарплате установлен трехдневный срок со дня поступления письменного заявления работника.
Означает ли это, что для получения справки необходимо в обязательном порядке писать заявление? Не всегда. Некоторые работодатели выдают такие документы по устной просьбе работника, а также при увольнении — без напоминаний (в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ). Если же предприятие большое либо работодатель занял позицию, что без заявления ничего предоставлять не будет, следует написать ходатайство в произвольной форме.