Табель учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табель учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Кто заполняет табель учёта рабочего времени

Крупные организации иногда вводят отдельную должность табельщика. Его обязанность – вести учёт рабочего времени коллег. Он ежедневно вносит данные, по окончании учётного периода подводит итоги, подписывает документ сам и у руководителя (либо главы структурного подразделения), а после передаёт специалисту по расчёту зарплаты.

Главное в работе табельщика – ведение записи фактически отработанных каждым сотрудником часов, фиксация пропусков и внесение этих данных в табель рабочего времени с соответствующими кодами. От этого будет зависеть верность расчёта заработной платы.

Однако самостоятельную штатную единицу для ведения табеля позволяют себе далеко не все организации. Эти функции могут быть закреплены за любым членом коллектива или за несколькими. Если в трудовом договоре или должностной инструкции конкретного работника не прописаны обязанности по ведению этого документа, надо издать соответствующий приказ.

Унифицированные формы табеля

Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.

Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты. В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко. Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.

Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.

В форме Т-12 на первой странице приводятся коды – это обозначения в табеле типа рабочего времени или причин отсутствия сотрудника. Коды установлены двух типов – буквенные и цифровые. Работодатель решает сам, какой тип кода будет применять. На практике буквенные удобнее, поскольку более понятны. Например, «Я» – это явка, «Б» – отсутствие по нетрудоспособности (больничный), «ОТ» – отпуск.

Обозначения из формы Т-12 применяются и для заполнения табеля Т-13. Если стандартных кодов недостаточно, их перечень можно расширить. Важно лишь проследить, чтобы дополнительные обозначения, введённые работодателем, были уникальны и не повторяли существующие.

Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.

Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.

Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.

Здесь фиксируются такие сведения:

1. Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).

2. Коды по ОКУД и ОКПО.

3. Номер — систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.

4. Отчетный период — т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.

5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Обозначения и коды в таблице

При заполнении табеля по форме № Т-12 или № Т-13 используются 36 сокращений, которые отражают самые различные ситуации – от обычной работы до ее приостановки из-за невыплаты сотрудникам заработной платы. От указанных в таблице кодов зависит размер суммы, которую персонал получит по итогам учетного периода, поэтому к ее заполнению нужно отнестись со всей ответственностью.

Все стандартные сокращения, которые могут быть использованы в табеле, представлены в следующей таблице:

Обозначения в табеле (расшифровка)

По правилам заполнения табеля учета рабочего времени 2022 сведения о явках и неявках работников указываются с помощью кодов. Правила оформления таковы, что этих кодов нужно придерживаться. Кстати, на титульном листе формы № Т-12 приведены буквенные и цифровые обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени.

Таблица: обозначения в табеле учета рабочего времени в 2022 году

Заполнение табеля учета рабочего времени: 3 категории сотрудников, которым это нужно и 3 варианта бланка

Табель учета рабочего времени – это акт, содержащий информацию о том, как каждый из тех, кто работает на предприятии соблюдает рабочий режим.

Сюда же вносятся любые отклонения от трудового графика.

Заполнение табеля рабочего времени по образцу необходимо:

• бухгалтерии компании для того, чтобы правильно начислить заработную плату и другие выплаты (больничные, отпускные, премии, командировочные и т.д.)

  Но не всегда все так радужно!

  Иногда богиням калькулятора и программы 1С приходиться рассчитывать сумму штрафа для прогульщиков и тех, кто вечно опаздывает.

  Такова жизнь!

• кадровикам для принятия «судьбоносных» решений о поощрении особо отличившихся или устрашения разгильдяев (например, составления приказа о вынесении выговора);

• «продвинутому» руководству для принятия верных управленческих решений.

  Может, стоить все таки отправить на заслуженный отдых Марию Степановну, которая умудряется по 7 раз в год уходить на больничный?

  Какой образец для подражания она подает корпоративной молодежи?

Заполнение табеля учёта рабочего времени. Образец.

Примечание: на изображениях в статье, вы можете увидеть, что бланки не содержат некоторых строк, что отличает их от реальных. Это сделано для удобства и простоты, а смысл остаётся прежним. В конце статьи будет ссылка на полноценный образец.

Первым делом заполняется шапка бланка в табеле. Что тут нужно указать:

• Название фирмы полностью.
• Код организации исходя из справочника ОКПО.
• Название структурного подразделения, работа которого отражается в бланке.
• Порядковый номер табеля.
• Дата документа.
• Период времени, по которому составляется табель (стандартно — месяц).

Графа 1. Нумерация строк. Здесь идёт простая не нарушаемая нумерация.

Графа 2. Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия).

Графа 3. Табельный номер сотрудника. Кодировка присваивается изначально.

Графа 4. Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца. Соответственно, для каждого сотрудника таблица заполняется индивидуально, исходя из настоящей ситуации по дням. При этом в верхней клеточке таблицы записывается кодовое обозначение (цифра или буква). А нижняя клеточка существует для записи количества отработанных часов в этот день (Разрешено оставлять пустой).

Стандартно, для обозначения, вписываемого в верхнюю клетку применяют:

• «Я» — работник присутствовал весь рабочий день.
• «К» — служебная командировка работника.
• «В» — выходной или нерабочий-праздничный день.
• «ОТ» — основной оплачиваемый отпуск.
• «Б» — больничный сотрудника.
• «ДО» — отпуск работника, который берётся за свой счёт.
• «Р» — отпуск по беременности и родам.
• «ОЖ» — отпуск по уходу за ребёнком, которому не исполнилось три года.
• «НН» — неявка без причины.

Примечание: когда работник отсутствует, но работодатель не может точно сказать, является ли причина уважительной, можно не заполнять пока данную клетку, и проставить обозначение позже, когда ситуация прояснится.

В табеле содержится вся информация об использовании сотрудниками рабочего времени — о фактически отработанных часах и неотработанном времени (простой, болезнь, прогулы и т.п.). Этот документ необходим:

• бухгалтеру. Табель — первичный документ, на основании которого начисляется заработная плата. Он в развернутом виде подтверждает один из фактов хозяйственной деятельности — исполнение работником обязательств по трудовому договору (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
• налоговикам. Если табель в организации не ведется, то при проверках может быть пересмотрена правильность начисления или удержания налогов с заработной платы. Для этого достаточно сверить данные по отработанным дням, указанным в табеле, с данными по выплате заработной платы. И если, например, работнику начислена зарплата за неотработанные дни, компанию могут обвинить в завышении расходов, а следовательно, и в занижении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. За подобное нарушение предусмотрен штраф в размере от 20 до 40% неуплаченной суммы налога (ст. 122 НК РФ). Кроме того, организацию заставят доплатить в бюджет недостающую сумму налога, а также пени;
• представителям ФСС РФ. Табель может потребоваться при проверке правильности расчета пособий, выплачиваемых за счет фонда;
• представителям трудовой инспекции. На основании табеля могут оценить, не нарушены ли права работников, например в части соблюдения норм о сверхурочных часах. Согласно ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях за несоблюдение трудового законодательства предусмотрен штраф: для организаций — от 30 000 до 50 000 руб., для руководителей — от 1000 до 5000 руб. Если же руководитель повторно нарушит трудовое законодательство, его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет;
• органам статистики. На основании табеля составляется ряд отчетов, например форма N П-4.

Определенный вид рабочего времени обозначается соответствующим стандартным кодом. Буквенные и цифровые коды явок и неявок приведены на титульном листе формы N Т-12. Они же применяются и при заполнении формы N Т-13. Такой порядок предусмотрен Указаниями по заполнению форм.

Если условными обозначениями не предусмотрено время, которое необходимо отразить в табеле, организация может ввести собственное буквенное (цифровое) обозначение. Например, если нужно отразить перерывы для кормления ребенка, предоставляемые работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет (ч. 1 ст. 258 ТК РФ), можно ввести буквенный код КР и цифровой 37. Поскольку такие перерывы включаются в рабочее время и оплачиваются в размере среднего заработка в отличие от обычного рабочего времени, то в нижних строках нужно указать продолжительность перерыва (ч. 4 ст. 258 ТК РФ).

Таблица с указанием кодов приведена на с. 86.

Таблица

 Виды учитываемого времени 

 Коды 

 1 

Продолжительность работы в дневное время 

 Я 

 01 

 2 

Продолжительность работы в ночное время 

 Н 

 02 

 3 

Продолжительность работы в выходные и нерабочие 
праздничные дни 

 РВ 

 03 

 4 

Продолжительность сверхурочной работы 

 С 

 04 

 5 

Продолжительность работы вахтовым методом 

 ВМ 

 05 

 6 

Служебная командировка 

 К 

 06 

 7 

Повышение квалификации с отрывом от работы 

 ПК 

 07 

 8 

Повышение квалификации с отрывом от работы в другой 
местности 

 ПМ 

 08 

 9 

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск 

 ОТ 

 09 

 10

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск 

 ОД 

 10 

 11

Дополнительный отпуск в связи с обучением 
с сохранением среднего заработка работникам, 
совмещающим работу с обучением 

 У 

 11 

 12

Сокращенная продолжительность рабочего времени 
для обучающихся без отрыва от производства 
с частичным сохранением заработной платы 

 УВ 

 12 

 13

Дополнительный отпуск в связи с обучением 
без сохранения заработной платы 

 УД 

 13 

 14

Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи 
с усыновлением новорожденного ребенка) 

 Р 

 14 

 15

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста
3 лет 

 ОЖ 

 15 

 16

Отпуск без сохранения заработной платы, 
предоставляемый работнику по разрешению работодателя

 ДО 

 16 

 17

Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, 
предусмотренных действующим законодательством 
Российской Федерации 

 ОЗ 

 17 

 18

Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения 
заработной платы 

 ДБ 

 18 

 19

Временная нетрудоспособность (кроме случаев, 
предусмотренных кодом Т) с назначением пособия 
согласно законодательству 

 Б 

 19 

 20

Временная нетрудоспособность без назначения пособия 
в случаях, предусмотренных законодательством 

 Т 

 20 

 21

Сокращенная продолжительность рабочего времени против
нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, 
предусмотренных законодательством 

 ЛЧ 

 21 

 22

Время вынужденного прогула в случае признания 
увольнения, перевода на другую работу или отстранения
от работы незаконными с восстановлением на прежней 
работе 

 ПВ 

 22 

 23

Невыходы на время исполнения государственных или 
общественных обязанностей согласно законодательству 

 Г 

 23 

 24

Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных
причин в течение времени, установленного 
законодательством) 

 ПР 

 24 

 25

Продолжительность работы в режиме неполного рабочего 
времени по инициативе работодателя в случаях, 
предусмотренных законодательством 

 НС 

 25 

 26

Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие 
праздничные дни 

 В 

 26 

 27

Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) 

 ОВ 

 27 

 28

Дополнительные выходные дни (без сохранения 
заработной платы) 

 НВ 

 28 

 29

Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных
законом) 

 ЗБ 

 29 

 30

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения 
обстоятельств) 

 НН 

 30 

 31

Время простоя по вине работодателя 

 РП 

 31 

 32

Время простоя по причинам, не зависящим 
от работодателя и работника 

 НП 

 32 

 33

Время простоя по вине работника 

 ВП 

 33 

 34

Отстранение от работы (недопущение к работе) 
с оплатой (пособием) в соответствии 
с законодательством 

 НО 

 34 

 35

Отстранение от работы (недопущение к работе) 
по причинам, предусмотренным законодательством, 
без начисления заработной платы 

 НБ 

 35 

 36

Время приостановки работы в случае задержки 
заработной платы 

 НЗ 

 36 

Сменная работа вводится, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы (ст. 103 ТК РФ). Сменная работа ведется в соответствии с графиком сменности, в котором указываются рабочие дни и продолжительность работы каждый день (общая продолжительность работы не должна превышать 40 часов в неделю).

Работа в дневную смену обозначается кодом Я (01). Если же смена приходится и на дневное, и на ночное время, рабочее время такого сотрудника целесообразно учитывать двумя позициями. Для этого в табеле на одного работника отводится дополнительная позиция, в которой отдельно указывается время работы ночью (код Н или 02).

В нижней строке ночной позиции нужно указать продолжительность рабочего времени ночью в часах, минутах.

Заполнение табеля по форме Т-13

Форма Т-13 является самой распространенной среди всех кадровиков. Несмотря на то, что можно применять неунифицированные бланки, большинство работодателей продолжают пользоваться когда – то введенными формами.

Табель заполняется один раз за календарный месяц, в 1 экземпляре. Отмечается явка сотрудников за каждый день, как правило, подводятся итоги за первую половину месяца и в целом за месяц. Кроме того, обязательно нужно указать сколько выходных дней было в том или ином месяце.

Вот так не сложно и достаточно быстро заполняется табель по форме Т-13.

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Похожие записи:

• Маткапитал в Петербурге: размер и новые возможности
• Как получить штрих-код на продукцию
• Государственная помощь молодым семьям: какие программы существуют?