Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В соответствии с законодательством, наниматель имеет все основания потребовать от работника дополнительные документы, если у работы свои, отличительные особенности. Правда, такое требование должно ссылаться на нормативно-правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и федеральное законодательство.
Дополнительные документы, необходимые при приёме на работу по ТК РФ
Российским трудовым законодательством при устройстве на работу не требуются документы, кроме тех, что прописаны в ТК РФ. Однако работодатель может запросить от соискателя дополнительные бумаги. Их список включает в себя следующие документы:
- индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) — необходим бухгалтерии в целях облегчения налогового учёта, предоставления налоговых вычетов сотруднику, а также справок о доходах;
- справка по форме 2-НДФЛ — используется бухгалтерией при расчёте листков нетрудоспособности для подсчёта среднего заработка сотрудника;
- свидетельства о браке и рождении детей — необходим для оформления полисов ДМС (если есть у компании), предоставления социальных налоговых вычетов;
- справка о регистрации по месту пребывания — если адрес фактического проживания отличается от адреса прописки.
Порядок приёма работника — основные этапы
Процесс трудоустройства должен включать в себя все предусмотренные законом процедуры. Предложенная пошаговая инструкция приёма работника на работу избавит вас от возможных ошибок. Алгоритм действий работодателя по выбору и оформлению сотрудника будет следующий:
- провести собеседование и убедиться, что квалификация и опыт соискателя соответствуют существующей вакансии;
- запросить у претендента необходимый для оформления пакет документов;
- убедиться, что будущий сотрудник не имеет законодательных ограничений на работу по выбранной специальности;
- получить заявление о приёме на работу от претендента;
- предоставить ему направление на медосмотр и убедиться в удовлетворительном состоянии здоровья;
- ознакомить работника с рабочим графиком и должностными требованиями;
- заключить трудовой договор;
- издать приказ о приёме на работу;
- отправить информацию о принятом работнике в Пенсионный фонд;
- при необходимости организовать стажировку на рабочем месте.
Медосмотр при приёме на работу
Лица, которые хотят трудоустроиться на место работы, связанное с:
- опасными производственными факторами;
- вредными условиями труда;
- движением и вождением транспорта;
- оказанием услуг населению в части питания, медицины, образования, водопроводного хозяйства, и т.д,
Шаг 4 — Получение согласия на использование кадрового ЭДО
При трудоустройстве нужно проинформировать сотрудника, что работодатель ведет электронный документооборот (ЭДО). По Закону от 22.11.2021 г. № 377-ФЗ соискатель, который на 31.12.2021 г. имеет трудовой стаж, при трудоустройстве к работодателю, осуществляющему кадровый ЭДО или принявшему решение его вести, имеет право дать свое согласие на взаимодействие через ЭДО.
Это согласие не нужно от работников, оформленных или оформляемых на работу после 31.12.2021 г. и у которых на эту дату нет трудового стажа.
Отсутствие согласия сотрудника на ЭДО или электронной подписи — не основание, чтобы отказать в трудоустройстве или уволить.
Работодатель должен безвозмездно предоставлять сотрудникам, не давшим согласие на кадровый ЭДО, заверенные правильным образом бумажные документы, которые связаны с работой.
Спорные моменты об ИНН и регистрации
Несмотря на то что необходимость представления ИНН при приеме на ту или иную должность законодательно не закреплена (за исключением отдельных категорий работников, в частности, госслужащих), некоторые работодатели требуют этот документ. С одной стороны, поскольку документы, предъявляемые при приеме на работу, регламентированы законом, их действия неправомерны. С другой — неправильно начинать трудовую деятельность с конфликтов, тем более что ИНН изготавливается достаточно быстро.
По поводу регистрации по месту жительства тоже много спорных суждений. С одной стороны, каждый, кто законно находится на территории РФ, вправе свободно передвигаться, выбирать место пребывания и жительства. Кроме того, какая-либо дискриминация запрещена, в том числе отказ в трудоустройстве на основании отсутствия регистрации. С другой стороны, если жилье находится не в собственности, необходимо в срок до 90 дней обратиться в органы регистрационного учета по месту временного проживания для постановки на учет.
Документы для трудоустройства несовершеннолетних
При устройстве на работу соискатель младше 18 лет по ст. 63, 65 ТК предоставляет в кадровую службу такие документы:
- паспорт (свидетельство о рождении);
- трудовую книжку;
- СНИЛС (при наличии, если СНИЛСа нет, его должен будет оформить работодатель);
- документы воинского учета;
- аттестат (при наличии),
- акты о присвоенной квалификации, наличии специальных познаний, навыков – когда работодатель требует, чтобы они были у претендента,
- согласие законных представителей и органов опеки (для лиц до 14-15 лет),
- медзаключение о соответствии по здоровью будущим условиям работы (несовершеннолетние в обязательном порядке проходят предварительный медосмотр).
Нужна ли справка об отсутствии судимости при приеме на работу
Справка об отсутствии судимости входит в обязательный перечень при устройстве на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имевшие, имеющие судимость, а также привлекавшиеся по определенным статьям УК. Таковыми, в частности, являются следующие виды деятельности:
- педагогическая,
- медицинская,
- правоохранительная, в том числе в органах УИН, ФСБ, Росгвардии, прокуратуры, полиции, судах,
- муниципальная и госслужба,
- связанная с отдыхом, оздоровлением, спортом, соцобеспечением несовершеннолетних,
- работа в авиакомпаниях,
- безопасность на транспорте, в топливно-энергетическом, банковском секторах,
- менеджмент клиринговых организаций,
- руководство и главбух в строительстве (работа на застройщика).
Документы при приеме на работу: какие нужны по ТК РФ — список на 2021 год
- Список документов, которые будущий сотрудник обязан предоставить для приема на работу, определен в статье 65 Трудового кодекса РФ.
- В данном случае обязательность означает правомерность отказа в оформлении при их отсутствии.
- Какие бумаги может запросить работодатель у работника при принятии того в штат организации?
- Все документы, которые могут потребоваться для оформления трудоустройства можно разделить на обязательные, которые должен предоставить каждый устраивающийся на работу человек, независимо от должности, типа компании, возраста и других отличительных признаков.
- Также существует дополнительный перечень бумаг, необходимых для оформления сотрудников на работу.
Дополнительно могут потребоваться ряд бланков от иностранных граждан, несовершеннолетних лиц, работников некоторых должностей.
Список документов для оформления на работу по ТК РФ
Этот вопрос регламентируется ст. 65 ТК РФ. Список содержит следующие документы, которые нужны для официального оформления:
- Паспорт (возможен иной документ, удостоверяющий личность).
- Трудовая книжка.
- Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, возможно предоставление в электронном виде.
- Для военнообязанных и подлежащих призыву граждан – документ воинского учета (военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу).
- Документ об образовании, квалификации или специальных навыках – если это необходимо.
- При поступлении на работу в некоторые организации может потребоваться справка о наличии (отсутствии) судимости и справка о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача.
- Так же возможно предоставление медицинской справки или санитарной книжки, при приеме на отдельные виды работ или должностей и в обязательном порядке при приеме на работу несовершеннолетних граждан в возрасте до 18 лет.
-
В отдельных случаях, в зависимости от специфики работы, работодатель может затребовать дополнительные документы.
Документы, не предусмотренные ТК, запрещается требовать от работника.
В 2020 году правила ведения трудовых книжек претерпели кардинальные изменения.
Граждане, имевшие трудовые книжки до 31.12.2020 года, могли в 2020 году подать заявление по месту работы на ведение «электронной трудовой книжки», при этом получив на руки свою бумажную трудовую книжку с полной ответственностью за нее в будущем.
Самые важные документы
В Трудовом кодексе Российской Федерации есть статья 65, которая разъясняет, какие именно документы может потребовать работодатель с человека, устраивающегося на работу:
- паспорт гражданина России;
- свидетельство обязательного пенсионного страхования (если данный гражданин впервые устраивается на работу, то его обязан оформить наниматель);
- диплом или свидетельство о необходимом образовании, квалификации, получении специальных профессиональных навыков и знаний;
- обязательным является предоставление трудовой книжки. Но если трудового стажа нет, то этот документ заводится на данном предприятии. Если работать придется по совместительству, то его не требуют. Если по каким-то причинам у человека, который устраивается на работу, нет трудовой, например, она утеряна, то необходимо предоставить заявление, в котором следует подробно указать причину, по которой она отсутствует. Работодатель выдаст новый документ;
- справка, которая отрицает судимость или преследование по поводу уголовной ответственности, ведь есть должности, при которых это недопустимо;
- для лиц призывного возраста или военнообязанных необходима справка из военкомата или военный билет.
Дополнительные документы
Кроме паспорта, трудовой книжки и СНИЛС работодатель вправе запросить другие документы.
- Для мужчин – документы о воинском учете. Также они понадобятся женщинам, чья деятельность предполагает призыв в ряды вооруженных сил. К этой категории относятся, например, медицинские работники и сотрудники МВД.
- Документы об образовании. Их предъявление обязательно, если должность подразумевает определенные навыки и квалификацию. Кроме дипломов высших и средних специальных учебных заведений это могут быть «корочки» о сдаче соответствующих квалификационных нормативов. Обычно они требуются представителям рабочих профессий – сварщикам, электрикам, машинистам автокрана и т.п. Если должность не подразумевает специальных навыков, диплом обязательным не является. Тем не менее, многие сотрудники предъявляют его с целью повысить свои шансы на карьерный рост.
- Медицинская книжка. Обязательная для людей, работающих с продуктами питания, медицинских работников, сотрудников образовательных и воспитательных учреждений для детей и подростков. Также нужна тем, кто трудится в сфере коммунальных и бытовых услуг – в салонах красоты, прачечных, химчистках, гостиницах и т.п. (Приказ Роспотребнадзора №402). Документ хранится у работодателя, при этом необходимо регулярное прохождение медосмотра с выставлением соответствующих отметок. Какие именно специалисты должны поставить свою визу в медицинской книжке зависит от должности.
- Справка об отсутствии судимости или прекращении уголовного преследования, а также отсутствии административных наказаний за употребление психотропных веществ. Обязательна, если должность не допускает трудоустройства лиц, совершивших в прошлом преступление – например, сотрудники правоохранительных органов или педагоги. В иных случаях требование такой справки незаконно. Однако во многих компаниях есть собственные службы безопасности, которые проверяют эти сведения о соискателе.
- Разрешение на работу для граждан других государств.
- Заключение о прохождении медосмотра, если должность входит в соответствующий список, а также для несовершеннолетних. Обследование платное, но некоторые работодатели компенсируют затраты после трудоустройства.
- Чтобы устроиться на работу, несовершеннолетним младше 16 лет потребуется подписанное родителями разрешение.
- Если человек претендует на должность госслужащего, ему потребуется предоставить информацию о годовых доходах и расходах, а также имущественных обязательствах. Причем эти сведения понадобятся не только о самом соискателе, но и о его супруге.
Этот перечень является исчерпывающим. Требовать какие-либо документы, не входящие в него, работодатель не вправе.
Чтобы трудоустроиться, соискатель должен предъявить своему будущему работодателю следующий перечень документов. Вне зависимости от того, впервые ли данный кандидат на должность трудоустраивается, или он уже имеет трудовой стаж, он должен представить в отдел кадров свой паспорт или другой документ, который подтверждает его гражданство России.
Если на работу устраивается иностранный гражданин, то это может быть паспорт другого государства, вид на жительство, документ, подтверждающий право временного нахождения на территории страны.
Гражданам некоторых государств необходимо иметь разрешение на работу или действующий патент. Эти документы также нужно представить.
Трудовая книжка, в которой стоит запись о последнем месте работы.
При первичном трудоустройстве, этот документ заводит на нового работника работодатель. Он должен правильно заполнить титульный лист, чтобы книжка имела юридическую силу. Если происходит трудоустройство на микропредприятие, где численность работников менее 15 человек, то трудовую книжку можно не предъявлять.
Если же соискатель ранее работал, но его трудовая книжка сейчас утеряна, то она восстанавливается. Так как весь стаж сейчас «хранится» в ПФР, то можно принести справку из территориального отделения. Если трудовая утеряна из-за форс-мажорных обстоятельств, а стаж необходимо восстановить, то создается специальная комиссия. Решением комиссии составляется акт с указанием стажа и должности работника. После этого выдается новая трудовая книжка. Записи, сделанные в других организациях, можно подтвердить справками или документами, выданными в этих организациях.
Факт работы, в случае отсутствия документов, можно заменить показаниями двух свидетелей. Обязательность полной записи сведений о должности и стаже касается лишь последней работы. Книжка дает возможность доказать опыт работы. Ведь в некоторых организациях устроиться на работу можно, имея определенный стаж работы, например, год, в зависимости от требования к кандидату.
СНИЛС – это индивидуальный номер личного счёта в сфере пенсионного обеспечения.
Каждый работник должен быть отмечен в системе государственного пенсионного страхования. Свидетельство оформляется работодателем при поступлении на первую работу. Человек может его оформить сам, но до момента трудоустройства. Как только подписываются документы, и человек начинает работу, обязанность решать вопросы со свидетельством ложится на работодателя. Сейчас государство обязало иметь СНИЛС с рождения, поэтому родители новорожденного оформляют этот документ вместе с другими документами. Поэтому молодые граждане, устраиваясь на работу впервые, уже предъявляют работодателю этот индивидуальный номер.
Также при трудоустройстве необходимо получить ИНН. Как правило, молодые люди, которые впервые устраиваются на работу, уже имеют на руках такое свидетельство. Если же его нет, то поможет его оформить работодатель.
Документы, подтверждающие образование соискателя и его профессиональный уровень.
К таковым можно отнести дипломы, сертификаты, свидетельства, аттестаты о прохождении курсов повышения квалификации и прочие документы, которые повышают конкурентоспособность соискателя на рынке труда.
Организации и предприятия могут требовать получения образования в конкретном учреждении. Если будущий работник продолжает учиться, может потребоваться справка из учебного заведения, подтверждающая факт обучения. Какие документы при приеме на работу нужно принести, всегда желательно уточнять непосредственно у работодателя.
Судимость или наличие уголовного дела, даже прекращенного без осуждения человека, может быть препятствием принятия на работу.
Примером могут служить структуры МВД, ВС, и связанные с ними организации. Получить справку с такой информацией можно в информационном центре либо заказать её через Интернет на сайте МВД. Военный билет или иной документ воинского учёта. Его предъявляют только молодые люди, которые, по возрасту, подлежат призыву в армию.
Дополнительные документы в связи со спецификой работы
В зависимости от должности, на которую претендует гражданин, от него могут потребоваться особые умения и навыки.
Учтите! Их наличие подтверждается дополнительными документами, которые работодатель, согласно нормам трудового права, может потребовать при оформлении на работу, а именно:
- водительскими правами (удостоверением) категории, соответствующей трудовым обязанностям. Речь идет о необходимости управлять автомашинами определенного типа;
- медицинской (санитарной) книжкой. Она необходима тем, кто работает в сфере повышенных санитарных требований – медицина, образование, торговля продуктами питания и общественное питание;
- разрешением на работу, предоставленным органами миграционного учета, – для иностранных граждан, желающих работать в Российской Федерации;
- справкой формы 086-У о том, что у лица отсутствуют противопоказания для данной работы. Важно, чтобы справка была выдана недавно. Этот документ требуется несовершеннолетним, а также лицам, претендующим на работу особого характера, в сложных или опасных для здоровья условиях;
- справкой о том, что гражданин не привлекался к уголовной ответственности, и в отношении него не возбуждалось уголовных дел (допускается подтверждение реабилитации). Такой документ обычно требуется для работы в органах судебно-исполнительной системы. Руководствоваться следует Федеральным законом № 230-ФЗ от 13.07.2015 г. «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации…», который ввел в действие эту норму с 2017 года.
Документы, которые почти всегда требуют при устройстве на работу, хоть это и не законно
Опыт показывает, что многие работодатели хотят, чтобы их работники были прописаны в том же населенном пункте, где трудятся. Если в паспорте указан другой адрес, то они просят сотрудников зарегистрироваться по месту пребывания и принести соответствующий документ. Это требование не законно, но понятно, особенно если вам планируют выдать для работы какую-либо оргтехнику, инструменты или даже финансы. Вы можете отказаться предъявлять сведения о вашей регистрации по месту жительства или пребывания. Однако нужно понимать, что подобный отказ может быть воспринят вашим будущим шефом негативно.
В последнее время многие сотрудники работают удаленно. У фрилансеров документы о прописке обычно не спрашивают.
Еще один документ, который сотрудники отдела кадров почти всегда требуют при приеме на работу нового члена коллектива – это его ИНН. Однако законы нашей страны не обязывают граждан получать индивидуальный номер налогоплательщика, если они только не занимаются предпринимательской деятельностью. Если у вас нет ИНН, то вы можете сообщить работодателю об отсутствии этого документа. Если он будет все же настаивать на том, чтобы вы его предъявили, разумно потратить время на визит в налоговую, чем отказаться от желанной работы.
Для расчета налоговых вычетов, предоставления каких-либо льгот и преференций вас могут попросить принести копию свидетельства о рождении ребенка (детей). В ваших же интересах удовлетворить эту просьбу. Однако и отказ сообщать какие-либо сведения о семейном положении или составе семьи не может служить основанием отказа в трудоустройстве.
Не имеет права работодатель требовать и сведений о вашем вероисповедании, национальной принадлежности, политических взглядах.
Дополнительные документы в связи со спецификой работы
Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:
- водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
- медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
- разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
- свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
- справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.
Работа на удаленке. 2021 год — усовершенствованные правила
Знакомимся с самыми актуальными и важными нововведениями, которые нельзя упускать из виду. Итак, 8 декабря 2020 года Федеральный закон № 407-ФЗ был скорректирован и вот основополагающие аспекты:
- Удаленка теперь может быть официально внесена в документы трудового договора, а также в нормативную документацию предприятия;
- Если у в течение рабочего дня у вас происходит коммуникация с руководством, которая занимает определенный промежуток времени, то с 2021 года данное время тоже входит в категорию. «рабочего»;
- Сотрудник на удаленке может быть уволен как на общих основаниях, так и за исчезновение со связи на срок более 48 часов рабочих дней, отсутствие возможности выполнять рабочие обязанности в связи со сменой геолокации;
- Трудовой договор должен выходить исключительно за усиленной квалифицированной электронной подписью, если есть необходимость подписания документации сотрудником, то он может воспользоваться усиленной неквалифицированной электронной подписью;
- Для осуществления удаленного формата работы фирма обязана предоставить сотруднику все необходимое электронное оснащение, если же работник вынужден брать технику и оборудование к ней в аренду, то компания полностью компенсирует расходы за арендную плату;
- Удаленка теперь двух типов:
- не дольше 6 месяцев — непрерывная;
- рабочий процесс происходит как дома, так и периодически в офисе — периодическая удаленка;
- Экстренная удаленка применяется в следующих ситуациях:
- основанием служит постановление органов государственной власти и местного самоуправления;
- возникновение угрозы жизни: пандемия, авария на производстве и т. д;
- Все компании обязаны проводить инструктаж по действиям сотрудников в случае возникновения Чрезвычайной Ситуации (Постановление Правительства РФ от 18.09.2020 № 1485);
- Возможны иностранные сотрудники в рабочем коллективе;
- Урезан список профессий, запрещенных для трудоустройства женщин.