Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Передаем дела другому бухгалтеру-кассиру». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В акте приема и передачи денежных средств от одного кассира другому указываются, в первую очередь, данные сотрудников (ФИО, паспортные данные, адрес) и адрес той организации, где проходит эта процедура.
Особого документа, по которому проходит процесс передачи денег от одного кассира другому работнику, не существует. Поэтому важно предельно внимательно изучить документы, которые обеспечивают порядок ведения бухгалтерского учета, не игнорируя ни одной детали
.
Прием и передача дел кассиром проходят в соответствии с определенным приказом, созданным руководителем организации, оформляется актом проверки кассового аппарата. Так как кассир является материально ответственным лицом, то при передаче кассы другому сотруднику должна произойти инвентаризация денежных средств кассы
.
Проверка наличия денежных средств, находящихся в кассе, должна происходить при непосредственном присутствии сотрудника, который ее сдает. Он должен собственными глазами увидеть данный процесс и принять в нем активное участие.
Как передать деньги при смене кассира — образец акта приема-передачи
( Слегка перефразируя В. И. Ленина, можно сказать, что всегда найдется то звено, за которое налоговикам надо ухватиться, чтобы вытащить всю цепь.) Так вышло и в Определении ВС РФ от 08.08.2018 № 305‑КГ17-9769 (дело № А40-32619/2018): высшие судьи отказали ЗАО в передаче кассационной жалобы для рассмотрения в судебном заседании Судебной коллегии по экономическим спорам ВС РФ. В 2020 году заканчивается трехлетний срок для проведения выездных проверок по налогам, исчисленным в 2014 году. Для Крыма 2014 год был переходным периодом с украинского на российское законодательство, а потому очень непростым.
Предлагаем ознакомиться: Переуступка долга между физическими лицами
Важно
И вот теперь тем налогоплательщикам, к которым «пришла» проверка, нужно вспоминать нюансы переходного периода и отстаивать свои права. В числе таких налогоплательщиков оказался крымский отель, который столкнулся с проблемой вычета авансового НДС, исчисленного до регистрации в ЕГРЮЛ, а заявляемого к вычету уже после регистрации при оказании соответствующих услуг в 2014 и 2015 годах. Акт передачи кассы на время отпуска кассира образец Но только при условии, если сам проверяемый гражданин пустит их в свою квартиру.
С 01.07.2018 года в счетах-фактурах появилась новая строка 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)». Естественно, заполнять этот реквизит нужно лишь при его наличии.Она определяет последовательность действий сотрудников территориальных налоговых органов в целях проведения информационно-разъяснительной кампании по переходу на новый порядок применения ККТ предпринимателей, ранее не обязанных ее применять.
Акт приема передачи денежных средств в кассе образец
На основании акта инвентаризации составляется акт приема-передачи денежных средств в кассе, бланк оформляется в свободной форме. Его оформления не избавляет от необходимости составлять акт инвентаризации наличности. Акт приема-передачи составляет та же комиссия, подписывает его все члены комиссии, а также материально-ответственные лица, между которым происходит передача денежных средств.
Необходимо указать дату оформления документа, а также его название и наименование организации. Обязательно приводится перечень всех членов комиссии, для каждого указывается ФИО и должность. Если в результате инвентаризации выявлены излишки или недостача, то этот факт также нужно отметить в бланке акта приема-передачи денежных средств.
В начале приема и сдачи дел проверяется состояние кассы на момент приема-сдачи дел (обеспечены ли надлежащие условия для хранения денежной наличности, состояние записей в кассовой книге, состояние по другим ценностям, хранящимся в кассе, и соответствие их бухгалтерским записям, наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков).
Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.
Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе организации или предпринимателя, применяется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9.
При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с суммой наличных денежных средств устанавливается причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносят в соответствующие графы журнала кассира-операциониста, затем оформляется «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» по форме № КМ-1.
Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики. Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме.
В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому.
Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха.
В приказе указывается срок приема-сдачи дел бухгалтерской службы, но не более двух недель; порядок оплаты труда сдающего и принимающего. В приказе также указывается, кому предоставлено на период приема-сдачи дел право подписи на документах.
При этом должно быть оговорено, что до оформления права подписи лица, принимающего дела, документы подписывает сдающий дела под контролем принимающего.
В процессе сдачи дел определяется состояние бухгалтерского учета в данном государственном учреждении и достоверность отчетных данных.
Внимание
Передача дел бухгалтерской службы производится на основе последнего представленного баланса.
В Акте должно быть указано, на какую дату осуществлена передача дел.
Проверка состояния учета. 4. Непосредственная передача дел. 5. Оформление и подписание акта приема-передачи дел. Если на момент передачи дел на работу принят новый бухгалтер, то дела принимаются им.
Если же замена не найдена, то дела могут передаваться другому сотруднику, на которого временно возлагается обязанность по ведению бухгалтерского учета, или директору филиала с возложением на него соответствующих полномочий. В последующем при приеме на работу нового бухгалтера соответствующие дела должны быть переданы ему указанными сотрудниками. Причем передача дел должна быть осуществлена в день принятия на работу нового бухгалтера.
Предлагаем ознакомиться Как пожаловаться на коллекторов в полицию
Ответственное лицо (кассир) ставит подпись с расшифровкой имени, фамилии и должности под распиской. А далее комиссия заполняет строки, где отражаются зафиксированные результаты проведения проверки, то есть количество:
- наличных денег, имеющихся в кассе;
- ценных бумаг;
- марок, которые были подсчитаны ими.
Данные указываются в рублевом эквиваленте. Затем указывается, каково их наличие должно быть в соответствии с предоставленным отчетом кассира.
Отсутствие нормативных указаний по оформлению акта не значит, что в акте могут отсутствовать его обязательные структурные элементы.
При самостоятельной разработке формы акта приема-передачи кассы или акта инвентаризации кассы рекомендуем руководствоваться следующей структурой документа, то есть последовательностью изложения событий, связанных с передачей кассы:
- наименование документа. Не имеет особого значения, как вы его назовете – инвентаризацией или приемом-передачей;
- дата составления акта и населенный пункт, в котором он составляется;
- наименование субъекта предпринимательской деятельности, чьей подструктурой является касса;
- участники акта с указанием ФИО и должностей. Напоминаем, что должны присутствовать два материально ответственных лица, то есть сдающий и принимающий кассу;
- члены комиссии с указанием ФИО и должностей. Количественный состав комиссии определяется соответствующим приказом руководителя;
- сведения о проведенной инвентаризации наличных средств в кассе с указанием суммы;
- иные сведения, которые участники акта пожелают в нем отразить, например номиналы купюр, серийные номера купюр и т.д.;
- сведения о замечаниях и претензиях либо об их отсутствии;
- поле для расписки. В это поле передающая сторона вносит запись о том, что наличность в кассе передается принимающей стороне (новому кассиру);
- подпись принимающей стороны о получении кассы;
- подписи членов комиссии.
Бухгалтер уходит в очередной отпуск: Как правильно передать дела другому бухгалтеру
В организации бухгалтер-кассир уходит в очередной отпуск. Каков порядок передачи дел другому бухгалтеру?
Прежде всего отметим, что в настоящее время не существует специального нормативного правового документа, который бы регулировал передачу дел от одного кассира (сотрудника, исполняющего его функции) к другому. В связи с этим соответствующие правила, в том числе правила документального оформления передачи дел, организации необходимо разработать самостоятельно, руководствуясь общими требованиями нормативно-правовых актов, регулирующих порядок ведения бухгалтерского учета на территории РФ.
Разработанный порядок целесообразно закрепить внутренним локальным актом, например, это может быть «Инструкция о порядке передаче дел при смене кассира». В качестве ориентира можно использовать Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров), централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденную Минздравом СССР 28.05.1979 N 25-12/38. Например, организация может предусмотреть, что прием и сдача дел кассиром производятся на основании соответствующего приказа руководителя (с указанием срока для приема-сдачи дел) и оформляется актом проверки кассы (форма произвольная, желательно, чтобы она содержала реквизиты, установленные ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)).
При составлении собственных документов рекомендуем также воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Еще раз повторим, предложенный порядок является примером оформления передачи дел, организация совершенно не обязана ему следовать, более того, даже если передача дел вообще не будет оформлена какими-либо документами, нарушений законодательства не возникнет.
Также следует учесть, что сотрудник, исполняющий трудовую функцию кассира, является материально ответственным лицом, с которым может заключаться договор о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ и Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85). В связи с этим считаем, что при передаче дел одним кассиром другому желательно провести инвентаризацию кассы.
До 1 января 2013 года Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) было установлено требование об обязательном проведении инвентаризации в случае смены материально ответственных лиц (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ). Аналогичное требование содержалось в п. 37 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций; утратил силу с 1 января 2012 года).
С 1 января 2013 года закон N 129-ФЗ утратил силу, новый Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) подобного требования не содержит. Частью 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ определено, что случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации (случаи обязательного проведения инвентаризации устанавливаются законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами; случаи смены материально ответственных лиц сюда не относятся). Действующее в настоящее время Положение Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» вопросов инвентаризации кассы вообще не затрагивает.
Таким образом, в настоящее время смена кассира не является обстоятельством, влекущим за собой обязанность проведения инвентаризации. Тем не менее считаем, что в целях обеспечения сохранности денежных средств и иных ценностей, находящихся в кассе, при передаче дел от одного сотрудника, исполняющего функции кассира, другому кассиру инвентаризацию кассы целесообразно провести.
Порядок инвентаризации денежных средств в кассе организации регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания). Согласно п. 3.39 Методических указаний инвентаризация денежных средств в кассе производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций. Однако, поскольку в настоящее время данный порядок не действует, а Положение Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» не предусматривает какого-либо порядка проведения инвентаризации кассы, полагаем, что инвентаризацию денежных средств в кассе необходимо проводить в соответствии с разделом 2 «Общие правила проведения инвентаризации» Методических указаний.
Напомним, что для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, представители службы внутреннего аудита организации, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.) (п. 2.2 и п. 2.3 Методических указаний). Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации приказом, составленным по форме N ИНВ-22 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88), либо в произвольной форме с указанием обязательных реквизитов, содержащихся в ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Помимо состава комиссии в приказе также указываются:
— причина проведения инвентаризации (в данном случае — смена кассира);
— имущество, подлежащее ревизии (в рассматриваемом случае — денежные средства; отметим, что в соответствии с п. 1.2 Методических указаний денежные средства относятся к имуществу);
— дату начала и окончания инвентаризации.
Приказ регистрируют в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.
На основании п. 2.4 Методических указаний до начала проверки инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «. » (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственное лицо (кассир) дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Проверка фактического наличия имущества в кассе производится при обязательном участии кассира, сдающего дела (п. 2.8 Методических указаний).
В ходе инвентаризации проверяются все документы, связанные с деятельностью сотрудника в качестве кассира: кассовая книга, отчеты кассира, приходные и расходные ордера и т.д., а также фактическое наличие сумм денежных средств, находящихся в кассе на момент проверки (производится сверка с данными кассовой книги).
Согласно п. 2.5 Методических указаний сведения о фактическом наличии имущества (в том числе, денежных средств) записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации (в данном случае разрабатываются организацией самостоятельно с указанием реквизитов, содержащихся в ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Акт передачи кассы при смене кассира
Предлагаем также скачать образец акта приема-передачи денег по договору купли-продажи. Бланк акта должен содержать следующую информацию:
- Наименование организации;
- Название документа – акт приема-передачи кассы;
- Состав комиссии – ФИО и должность каждого члена комиссии, а также ее председателя;
- Фактическая сумма денежных средств в кассе;
- Сумма наличности по бухгалтерскому учету;
- Сумма излишек;
- Сумма недостачи (если выявлены);
- Номер последнего приходного кассового ордера и расходного кассового ордера;
- Подписи кассиров (сдающего кассу и принимающего ее);
- Подписи всех членов комиссии.
Пример оформления данного бланка можно скачать по ссылке ниже.
Необходимо оформить несколько экземпляров акта – для кассира, сдающего кассу, для кассира, принимающего кассу, для бухгалтерии.
Бухгалтер-кассир в отпуске: как передать его функции другому сотруднику
На сегодня не утверждено постановлений либо методик, которые бы регулировали оформление акта на официальном уровне. Этот бланк составляют в свободной форме. Однако есть сведения, которые обязательны для оформления такой документации:
- наименование предприятия
- перечисление сотрудников, находящихся в комиссионной группе
- сведения о сотруднике, передающем
- сведения о работнике, который их принимает
На сегодня не регламентирован специальный нормативно-правовой документ, с помощью которого сотрудники кассы могли бы передавать ценности, находящиеся на хранении в кассе. Потому руководительский состав каждого предприятия решает самостоятельно на каких условиях проводить передачу. Ориентироваться при этом следует на существующие нормы законодательства.
Видео о процессе передачи кассы:
Подтверждать факт передачи денежных средств может не только акт, но и расписка. Однако, акт имеет свои преимущества:
- он может быть официально приложен в любому договору, став его неотъемлемой частью.
- в отличии от расписки он подписывается не одной стороной, а двумя;
- фиксирует непосредственную передачу денег, и при этом не налагая никаких обязательств ни на одну из сторон;
Акт обычно пишет представитель организации, которая передает средства (юрисконсульт, бухгалтер и т.д.) или лично займодавец. Если речь идет об организации, то акт должен быть подписан ее руководителем, действующим на основании устава, или лицом, уполномоченным действовать от его имени.
Единой формы акта приема-передачи денежных средств, обязательной к применению, не существует, так что представители сторон могут формировать его исходя из собственного представления в свободной форме
Отсутствие нормативных указаний по оформлению акта не значит, что в акте могут отсутствовать его обязательные структурные элементы.
При самостоятельной разработке формы акта приема-передачи кассы или акта инвентаризации кассы рекомендуем руководствоваться следующей структурой документа, то есть последовательностью изложения событий, связанных с передачей кассы:
- наименование документа. Не имеет особого значения, как вы его назовете – инвентаризацией или приемом-передачей;
- дата составления акта и населенный пункт, в котором он составляется;
- наименование субъекта предпринимательской деятельности, чьей подструктурой является касса;
- участники акта с указанием ФИО и должностей. Напоминаем, что должны присутствовать два материально ответственных лица, то есть сдающий и принимающий кассу;
- члены комиссии с указанием ФИО и должностей. Количественный состав комиссии определяется соответствующим приказом руководителя;
- сведения о проведенной инвентаризации наличных средств в кассе с указанием суммы;
- иные сведения, которые участники акта пожелают в нем отразить, например номиналы купюр, серийные номера купюр и т.д.;
- сведения о замечаниях и претензиях либо об их отсутствии;
- поле для расписки. В это поле передающая сторона вносит запись о том, что наличность в кассе передается принимающей стороне (новому кассиру);
- подпись принимающей стороны о получении кассы;
- подписи членов комиссии.
Скачать бланк акта приема-передачи денег кассы при смене кассира можно в конце статьи в формате word.На сайтах некоторых региональных отделений ПФР появились графики приема СЗВ-СТАЖ за 2019 год (см., например, сайт Отделения по Тамбовской области).
И определенные отделениями сроки идут вразрез со сроком, указанным в п.2 ст.11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ, в соответствии с которым СЗВ-СТАЖ нужно представить не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.Бланк «Акт приема-передачи бухгалтерской документации» Юлия Чумаченко, юрист Юридической фирмы «AEQUITAS» Как правильно
Бланк фирма разрабатывает своими силами, ориентируясь на существующую и нормативную документацию, которая действует в организации. В форме должны присутствовать данные:
- количество денежных средств
- передаваемые реестры
- подписи принимающей и передающей стороны
- подписи комиссии
После чего необходимо прописать, что работник, сдающий кассу, передает ценности другой стороне. Также обязательно указание даты процедуры. Акт составляют не меньше чем в двух экземплярах. Каждая сторона должна иметь личный экземпляр. Если потребуется, то допустимы заверенные нотариусом копии.
Во время смены ответственного человека, который работает на кассе, нужно оформить специальный акт инвентаризации кассы и документ о приеме-передаче финансов иному лицу. Примеры заполнения таких документов можно найти и скачать у нас.
В акте приема и передачи денежных средств от одного кассира другому указываются, в первую очередь, данные сотрудников (ФИО, паспортные данные, адрес) и адрес той организации, где проходит эта процедура.
Далее прописывается точная сумма денег, которые остаются в кассе и передаются новому кассиру. Затем говорится о том, что конкретный работник (№1) передал ценности сотруднику №2. В конце акта приема-передачи денег кассы обязательно должны присутствовать подписи двух сторон. Не нужно забывать о наличии конкретной даты прохождения самой процедуры. Это необходимо, для того чтобы впоследствии не возникло недоразумений и спорных вопросов.
Таким образом, процесс приема-передачи денег при смене кассира – это ответственное, серьезное мероприятие, требующее внимания и заинтересованности обеих сторон (того, кто сдает и принимает денежные средства). Важно, чтобы в документе сотрудники отразили точную сумму остатка денег. Материальная ответственность, лежащая на работнике – это серьезный момент, который нельзя игнорировать.
Составление акта приема-передачи денег при смене кассира в 2020 году
Главная > Акты > Составление акта приема-передачи денег при смене кассира в 2020 году
Особого документа, по которому проходит процесс передачи денег от одного кассира другому работнику, не существует. Поэтому важно предельно внимательно изучить документы, которые обеспечивают порядок ведения бухгалтерского учета, не игнорируя ни одной детали.
Прием и передача дел кассиром проходят в соответствии с определенным приказом, созданным руководителем организации, оформляется актом проверки кассового аппарата.
Так как кассир является материально ответственным лицом, то при передаче кассы другому сотруднику должна произойти инвентаризация денежных средств кассы.
Проверка наличия денежных средств, находящихся в кассе, должна происходить при непосредственном присутствии сотрудника, который ее сдает. Он должен собственными глазами увидеть данный процесс и принять в нем активное участие.
В акте приема-передаче денег между кассирами (с указанием реквизитов организации) следует подробно описать фактическое наличие имущества в кассе.
В том случае, если в ходе проверки выявляется недостача или, наоборот, излишки денежных средств, то необходимо получить от сотрудника в письменном виде объяснение их появления. Бывает, что кассир отказывается выполнять данное требование.
Тогда нужно составить другой документ, говорящий о том, что работник не согласен говорить о причинах недостачи (или излишков денег).
Возможно, вам также пригодятся образцы других передаточных актов:
В качестве ориентира можно использовать Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров), централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденную Минздравом СССР 28.05.1979 N 25-12/38. Например, организация может предусмотреть, что прием и сдача дел кассиром производятся на основании соответствующего приказа руководителя (с указанием срока для приема-сдачи дел) и оформляется актом проверки кассы (форма — произвольная, однако ее целесообразно составить с учетом требований к реквизитам первичного учетного документа и порядку его составления, предусмотренным ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)).
Бухгалтер уходит в очередной отпуск: Как правильно передать дела другому бухгалтеру
В организации бухгалтер-кассир уходит в очередной отпуск. Каков порядок передачи дел другому бухгалтеру?
Прежде всего отметим, что в настоящее время не существует специального нормативного правового документа, который бы регулировал передачу дел от одного кассира (сотрудника, исполняющего его функции) к другому. В связи с этим соответствующие правила, в том числе правила документального оформления передачи дел, организации необходимо разработать самостоятельно, руководствуясь общими требованиями нормативно-правовых актов, регулирующих порядок ведения бухгалтерского учета на территории РФ.
Разработанный порядок целесообразно закрепить внутренним локальным актом, например, это может быть «Инструкция о порядке передаче дел при смене кассира». В качестве ориентира можно использовать Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров), централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденную Минздравом СССР 28.05.1979 N 25-12/38. Например, организация может предусмотреть, что прием и сдача дел кассиром производятся на основании соответствующего приказа руководителя (с указанием срока для приема-сдачи дел) и оформляется актом проверки кассы (форма произвольная, желательно, чтобы она содержала реквизиты, установленные ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)).
При составлении собственных документов рекомендуем также воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Еще раз повторим, предложенный порядок является примером оформления передачи дел, организация совершенно не обязана ему следовать, более того, даже если передача дел вообще не будет оформлена какими-либо документами, нарушений законодательства не возникнет.
Также следует учесть, что сотрудник, исполняющий трудовую функцию кассира, является материально ответственным лицом, с которым может заключаться договор о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ и Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85). В связи с этим считаем, что при передаче дел одним кассиром другому желательно провести инвентаризацию кассы.
До 1 января 2013 года Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) было установлено требование об обязательном проведении инвентаризации в случае смены материально ответственных лиц (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ). Аналогичное требование содержалось в п. 37 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций; утратил силу с 1 января 2012 года).
С 1 января 2013 года закон N 129-ФЗ утратил силу, новый Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) подобного требования не содержит. Частью 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ определено, что случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации (случаи обязательного проведения инвентаризации устанавливаются законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами; случаи смены материально ответственных лиц сюда не относятся). Действующее в настоящее время Положение Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» вопросов инвентаризации кассы вообще не затрагивает.
Таким образом, в настоящее время смена кассира не является обстоятельством, влекущим за собой обязанность проведения инвентаризации. Тем не менее считаем, что в целях обеспечения сохранности денежных средств и иных ценностей, находящихся в кассе, при передаче дел от одного сотрудника, исполняющего функции кассира, другому кассиру инвентаризацию кассы целесообразно провести.
Порядок инвентаризации денежных средств в кассе организации регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания). Согласно п. 3.39 Методических указаний инвентаризация денежных средств в кассе производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций. Однако, поскольку в настоящее время данный порядок не действует, а Положение Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» не предусматривает какого-либо порядка проведения инвентаризации кассы, полагаем, что инвентаризацию денежных средств в кассе необходимо проводить в соответствии с разделом 2 «Общие правила проведения инвентаризации» Методических указаний.
Напомним, что для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, представители службы внутреннего аудита организации, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.) (п. 2.2 и п. 2.3 Методических указаний). Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации приказом, составленным по форме N ИНВ-22 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88), либо в произвольной форме с указанием обязательных реквизитов, содержащихся в ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Помимо состава комиссии в приказе также указываются:
— причина проведения инвентаризации (в данном случае — смена кассира);
— имущество, подлежащее ревизии (в рассматриваемом случае — денежные средства; отметим, что в соответствии с п. 1.2 Методических указаний денежные средства относятся к имуществу);
— дату начала и окончания инвентаризации.
Приказ регистрируют в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.
На основании п. 2.4 Методических указаний до начала проверки инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «. » (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственное лицо (кассир) дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Проверка фактического наличия имущества в кассе производится при обязательном участии кассира, сдающего дела (п. 2.8 Методических указаний).
В ходе инвентаризации проверяются все документы, связанные с деятельностью сотрудника в качестве кассира: кассовая книга, отчеты кассира, приходные и расходные ордера и т.д., а также фактическое наличие сумм денежных средств, находящихся в кассе на момент проверки (производится сверка с данными кассовой книги).
Согласно п. 2.5 Методических указаний сведения о фактическом наличии имущества (в том числе, денежных средств) записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации (в данном случае разрабатываются организацией самостоятельно с указанием реквизитов, содержащихся в ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Законодательно установленных требований к помещению кассы нет – они отменены еще в 2012 году. Поэтому руководитель компании/ИП сам решает, каким образом будут храниться наличные деньги в кассе ().
Например, руководитель организации может издать приказ, в котором будет указано, что наличность должна храниться в сейфе, находящемся в бухгалтерии. Работа с применением контрольно-кассовой техники регламентируется (далее – Закон).
При реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет, а также с использованием банковских карт, организации и ИП должны применять ККТ (). Правда, в некоторых случаях можно обойтись без кассового аппарата на вполне законных основаниях. Так, к примеру, ИП, сдающие в аренду принадлежащие им жилые помещения, не обязаны применять ККТ ().
Кроме того, ИП на ПСН, а также плательщики ЕНВД вправе в отдельных случаях работать без кассовых аппаратов вплоть до 01.07.2021 г.,
Приказ о назначении кассира: образец заполнения, бланк скачать
Далее оформляется преамбула приказа, где указывается причина, по которой он был издан (к примеру, в связи с тяжелой болезнью сотрудника или производственной необходимостью). После оформления преамбулы переходим к распорядительной части текста приказа, которая начинается со слов «ПРИКАЗЫВАЮ».
В тексте указываем ФИО бухгалтера, который будет исполнять обязанности кассира, и наименование кассового аппарата. Все обязанности кассира, которые примет на себя бухгалтер, необходимо прописать в теле приказа, а именно: нести ответственность за ведение кассы и операций с денежной наличностью, а также вести приходный и расходный кассовые ордера, составлять справки по окончанию кассовой смены и подписывать все необходимые документы от лица кассира.
После того, как приказ о назначении кассира был издан, руководитель предприятия обязан бухгалтера под расписку ознакомить с нормативными документами, где прописывается порядок ведения операций по кассе.
Как передать дела при уходе кадрового работника?
Четкой технологии плана передачи дел при расторжении трудового соглашения с работником отдела кадров нет, потому как в нормативной документации информация такого характера отсутствует.
Несмотря на это, мероприятие принято проводить в несколько этапов. Каждый из них заключается в выполнении определенного действия:
- Создание специальной комиссии.
- Проверка наличия и грамотности заполнения кадровой документации, подлежащей к передаче.
- Оформление соответствующих актов приема-передачи.
Создание комиссии — не обязательный, но рекомендуемый этап. С целью ее создания руководителем издается приказ, в котором должна отображаться информация о ее членах и их полномочиях.
Примерный состав комиссии может выглядеть таким образом:
- руководитель компании или его заместитель;
- главбух или бухгалтер, занимающийся начислением заработной платы;
- инженер по охране труда;
- юрист и т.д.
Проверка документации представляет собой изучение имеющихся бумаг, выявление проблем в их заполнении и т.п.
Другими словами, членами специально созданной комиссии делается общая оценка состояния кадровой документации, ее систем и технологий.
Важно учесть — в ходе проверке специалисты изучают не только бумаги, но и программное обеспечение, которое было задействовано для их создания.