Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы работодатель выдает в 2021 году при увольнении сотрудника?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любая справка с места работы при увольнении заверяется в порядке, установленном в организации, при наличии печати — печатью работодателя. Это необходимо во избежание споров и разбирательств в суде. Существует утвержденная Приказом Минтруда № 182н форма, содержащая информацию о зарплате за последние два года.
Заявления нет. В каком формате выдавать СТД-Р?
При увольнении работники, как правило, заявление о выборе формата сведений о трудовой деятельности не пишут. Что в этом случае делать? ТК РФ урегулирован только один случай в уже упомянутой нами выше ч. 6 ст. 84.1: при невозможности выдать СТД-Р в день увольнения, сведения отправляются почтой «на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».
В остальных случаях также целесообразно выдать работнику СТД-Р на бумаге, даже когда взаимодействие ведется посредством электронного документооборота (он не применяется в отношении сведений о трудовой деятельности, ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Дистанционному работнику тоже необходимо направить бумажный вариант СТД-Р. В ТК РФ прямо не урегулирован данный вопрос, это следует из совокупности норм. К тому же работодатель в любом случае обязан направить уволенному дистанционному работнику копию приказа об увольнении и иные документы. Положить в конверт сведения о трудовой деятельности не составит труда.
Увольняющегося работника может не устроить такой формат. Тогда предложите ему написать заявление и дополнительно выдайте СТД-Р в форме электронного документа (текст, аналогичный Примеру 1, см. также «!» в Примере 2).
Кроме того, работник может запросить СТД-Р и после увольнения – не в период работы в данной организации (у данного индивидуального предпринимателя). Сделать это он может в любое время, но также в письменной форме. И бывший работодатель обязан предоставить сведения аналогично в течение 3 рабочих дней. Напоминаем, что сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (в том числе СТД-Р) необходимо хранить 50/75 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ст. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Документы по требованию
Сотрудник в своем письменном заявлении вправе просить администрацию выдать ему дополнительные бумаги. В перечень документов, которые предоставляются на запрос работника, обычно входит:
- Справка по форме 2-НДФЛ. При увольнении лица организация обязана подготовить 2 такие справки – для налоговой и для самого сотрудника. Но последнему документ выдается только по письменному требованию.
- Справка для службы занятости. Обычно такой документ требуется при назначении пособия по безработице. Единого бланка не утверждено, но в справке нужно указать данные о предъявителе и его среднем заработке.
- Копии приказов – об увольнении, о переводе, о назначении на другую должность, о поощрениях и тому подобное.
- Записка-расчет. Используется единая форма Т-61. В документе отображается расчет выплат сотруднику при увольнении.
Какие получает штрафы руководитель за задержку или отказ?
Почти для каждого вида документов, не выданных работнику при увольнении вовремя, предусмотрена ответственность:
- трудовая книжка – возмещение материального ущерба за все дни задержки в размере среднего заработка (ст. 234 ТК). Трудовым законодательством этот период признается временем вынужденного прогула и подлежит материальному возмещению;
- справка 2-НДФЛ – административная ответственность в виде штрафа (ст. 5.27 и 5.39 КоАП). Размер его составляет 1 000 — 5 000 рублей для должностных лиц и ИП; 30 000-50 000 для юридических лиц;
- справок и сведений персонифицированного учета (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, расчет по страховым взносам), а также справка для службы занятости – аналогично справке 2-НДФЛ ответственность предусмотрена ст .5.27 КоАП.
Ответственность работодателя
В случае нарушения правил оформления и выдачи документов при увольнении работодатель рискует получить внушительный штраф. За несвоевременную выдачу трудовой книжки на начальника может быть наложено взыскание в размере от 1000 до 5000 рублей, штраф для юрлица достигает 50 000 рублей, а должностное лицо может заплатить до 200 000 рублей. В сумму до 50 000 рублей может обойтись компании отказ в выдаче любых справок из упомянутых выше. Также руководителю может грозить проверка трудовой инспекции.
Для того чтобы не попасть в неприятные ситуации с бывшими сотрудниками и не оказаться под обвинением в недобросовестности, рекомендуем работодателям завести отдельный журнал учета. В нем увольняющийся сотрудник должен расписываться под списком полученных на руки документов с обязательным указанием даты. Можно выдавать под подпись справки, в которых также перечислены все документы, выданные увольняющемуся сотруднику.
Как засвидетельствовать факт выдачи
Если наниматель хочет подстраховаться от возможных претензий от уходящего сотрудника, нужно своевременно получить от него подтверждение того, что все запрошенные бумаги выданы в полном объёме и в установленный законодательством срок. Особенно стоит обращать внимание на этот момент, если человек просит руководителя или кадровиков завизировать копию своего заявления о выдаче справок. Если уволенный попробует обвинить фирму в задержке или отказе от выдачи бумаг, можно будет обосновать несостоятельность таких притязаний.
Закон не регулирует процедуру фиксации выдачи справок, для таких ситуаций есть несколько вариантов:
- Все справки и копии документов (за исключением трудовой книжки), распечатываются в двух экземплярах, на втором экземпляре ставится отметка в получении, дата и подпись физ. лица, этот лист остаётся у работодателя.
- Ещё один вариант – журнал документооборота, когда все выданные справки вносятся в учётную книгу, человек расписывается за получение каждого.
- В определённых случаях можно составить акт приёма-передачи (либо опись) документации, в котором прописываются все полученные справки. Акт визируется тем, кто выдал документы с указание должности и расшифровкой ФИО, печать для документов ставить необязательно. Вторая сторона расписывается в получении и собственноручно ставит дату.
Общие требования к справкам и копиям – нюансы подготовки
При увольнении стоит запросить у работодателя полный пакет всех нужных документов, они могут пригодиться в различных инстанциях, делается это бесплатно и в любой момент, но если предприятие или ИП будет вдруг закрыто, получить справки будет проблематично
Необходимые бумаги должны быть оформлены надлежащим образом и заверены организацией или частным предпринимателем. Заявление должно быть зарегистрировано ответственным сотрудником. Ключевым требованием к формированию документации является:
- присутствие даты и регистрационного номера справки;
- подпись должностного лица, кем был утверждён или подготовлен бланк;
- если выдаётся копии, то на документе ставится отметка, где хранится подлинник;
- все ксерокопии должны быть заверены визой директора, ИП или кадровика, обладающего правом подписи.
После верификации копии документа нужно:
- поставить должность ответственного лица;
- расшифровку визы (Ф. И. О.);
- поставить дату, когда была подготовлена ксерокопия;
- поставить оттиск печати (необязательно, но если таковая имеется на предприятии, можно).
За халатное отношение к законному праву работника получить при увольнении все полагающиеся документы работодателю – как организации, в целом, так и ее руководителю персонально –могут грозить солидные штрафы. Данное нарушение подпадает под категорию административных санкции, которые регулируются Кодексом об Административных правонарушениях.
Так, при задержке дольше положенного времени или невыдачу (что является фактически одним и тем же) всех бумаг Трудовая инспекция вправе выписать юридическому лицу или ИП штраф в размере 30-50 тысяч рублей. Генеральному директору юрлица могут присудить индивидуальный штраф в размере 1-5 тысяч рублей.
Если в дальнейшем порочная тенденция будет развиваться, и организация не пересмотрит своего отношения к ведению личных дел сотрудников, то мера карательных воздействий может возрасти до 70 тысяч рублей для юридического лица и 20 тысяч рублей для его начальника. В особых случаях может применяться такая мера, как дисквалификация руководителя по занимаемой должности и специальности, сроком от 1 до 3 лет – статья 5.27 КоАП России.
Что делать, если документы не выдают
В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать своему увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его трудовой деятельностью у этого нанимателя. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, некоторые — по письменному заявлению работника.
Документы должны быть подготовлены и выданы работнику в течение трёх календарных дней после подачи письменного прошения. Как правило, заявление пишется на начальника отдела кадров и на имя главного бухгалтера. Проблем с выдачей бумаг не возникает.
Но может случиться и так, что работодатель не желает выдавать документы, мотивируя это различными причинами. Например, начальник в отпуске и не может заверить копии. Это наиболее «популярная» причина для отказа.
Уважительных причин для отказа в выдаче документов уволившемуся сотруднику нет. Это прямая обязанность работодателя, и он не имеет права от неё уклонятся. За уклонение его можно привлечь к административной ответственности.
Если работодатель не желает отдавать документы, у бывшего работника есть два законных способа:
- написать заявление с просьбой о выдаче в двух экземплярах и подать через секретаря. Он зарегистрирует бумагу в качестве входящего документа, запишет в журнал дату принятия и номер по порядку. Точно такие же сведения он укажет и на экземпляре работника;
- направить заявление заказным письмом с уведомлением и описью вложенного. Уведомление должно быть вручено сотруднику, который принимает почтовые отправления. Он распишется о получении. Это будет считаться фактом принятия заявления к рассмотрению.
В течение трёх дней после получения заявления работодатель должен подготовить копии оригиналов всех документов, связанных с трудовой деятельностью заявителя. Если он этого не сделает, работник имеет право:
- написать жалобу в инспекцию по труду;
- написать жалобу в прокуратуру.
Подать жалобу можно одновременно в эти два надзорных органа. Они уполномочены проводить проверки работодателей относительно нарушения трудового законодательства. Подать жалобу можно:
- при личном посещении;
- почтовым отправлением;
- через интернет с помощью официального сайта одного из этих надзорных органов.
Процедура проведения расторжения трудового договора, прописанного на законодательном уровне, зависит от того, кто стал инициатором прекращения деловых отношений.
Если подчиненный снимается с должности по инициативе начальника, действия процедуры меняются, чем в случае самостоятельного ухода. Во-первых, стоит узнать об определенных ограничениях, в число которых входит:
- увольнение беременных женщин (исключение составляют компании, прекращающие свое существование);
- работодатель не может отстранить служащего, находящегося в отпуске или на больничном;
- невозможно освобождение от деловых обязанностей матери или отца-одиночки, которые воспитывают ребенка-инвалида до наступления его совершеннолетия.
Во-вторых, наниматель обязан информировать подчиненных о решении предварительного расторжения отношений заранее и только в письменной форме. Впоследствии составляется специальный бланк, который должен содержать следующие обязательные пункты:
- Фамилия, имя и отчество.
- Реквизиты соглашения.
- Основание отстранения.
- Дата, когда сотрудник был информирован и число самого увольнения. (согласно ст. 180 Трудового кодекса – работодатель обязан предупредить не менее, чем за 2 месяца). Помимо прочего, в бланке должно быть прописано ФИО и занимаемая должность гражданина, которого собираются освободить от обязанностей.
В случае если человек увольняется по собственному желанию, ему необходимо написать заявление.
Согласно ст. 80 Трудового кодекса, бумага подается руководству за 2 недели, в которые входят как рабочие, так и выходные, праздничные и больничные дни. Наниматель имеет право сократить срок по своему усмотрению. Существуют и другие обстоятельства, которые не зависят ни от одной из сторон. Например, чрезвычайные ситуации, при которых предприятие не может продолжить работу или призыв сотрудника в армию.
А также иные причины, при которых процедура будет отличаться.
Образец заявления в связи с переездом:
В случае ухода на пенсию:
Даже несмотря на различия проведения процедуры в зависимости от инициатора и других обстоятельств, связанных с увольнением, она имеет общий порядок:
- Оформление кадровой документации.
- Расчет нанимателя перед подчиненным, что значит выплату всех положенных средств, включая компенсацию за неиспользованные дни отпуска, выходное пособие и заработную плату за отработанные часы. (выплаты производятся строго на руки).
- В трудовой книжке прописывается дата и основание прекращения деловых отношений. Важно заметить, что оформление обязано полностью соответствовать ТК РФ.
Если правонарушение доказано, санкцией облагается не только непосредственный руководитель, но и сама организация.
Суммы значительно отличаются: взыскание на начальника составит от 1 до 5 тысяч рублей.
Для компании, в которой работал сотрудник — от 25000 до 50000 руб.
Кроме того, несвоевременная выдача запрашиваемых бумаг может привести к административной ответственности в соответствии со статьями. 5.27 и 5.39 Трудового кодекса Российской Федерации. Если исполнителю не выдают документы при увольнении, он может обратиться в суд с требованием выплаты морального вреда, который был причинен вследствие задержки. В подобных ситуациях суд остается на стороне потерпевшего.
В случае если инцидент произошел не в первый раз, суммы штрафа увеличиваются вдвое.
Порядок получения документов
Все документы выдает кадровый отдел. Исключением является справка 2-НДФЛ, которую можно получить только в бухгалтерии. Некоторые организации отдают все документы уволившемуся сотруднику по умолчанию. В большинстве же случаев потребуется запрос в письменном виде на имя директора, в котором перечисляются необходимые документы. Документ лучше составить в двух экземплярах. На образце заявителя представителем работодателя ставится отметка о принятии запроса.
Документы можно получить как лично, так и попросить переслать их ценным письмом с перечнем вложений на указанный в заявлении адрес.
Тот факт, что работник не вернул выданное ему имущество организации или не оформил обходной лист, не является основанием для отказа в выдаче документов.
Как оформлять документ
Несмотря на наличие стандартной унифицированной формы, оформление бланка 182н отдается на откуп составителю. Сведения в него можно вносить от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом) или заполнять на компьютере, на фирменном бланке (удобно, документ содержит все необходимые реквизиты компании-работодателя) или на обыкновенном листке формата А4.
Проштамповывать справку при помощи печати не обязательно, поскольку с 2021 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели освобождены от требования закона удостоверять свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не прописана во внутренних локальных актах фирмы).
Единственное условие, которое должно соблюдаться неукоснительно: наличие «живых» автографов руководителя предприятия (или лица, уполномоченного действовать от его имени), а также главного бухгалтера (при этом использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо способом, исключено).
Справка обычно делается в одном экземпляре, но при необходимости работодатель может выдать ее заверенные копии в нужном количестве.
Штраф за невыдачу документов
Если сотруднику не будут выданы документы в день увольнения, то штраф грозит как организации, так и руководителю.
Для организации размер штрафа составит от 30 000 до 50 000 рублей, а для руководителя — от 1000 до 5000 рублей.
За повторное нарушение размеры штрафа увеличатся и составят:
- для организации — от 50 000 до 70 000 рублей;
- для руководителя — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет (статья 5.27 КоАП РФ).
Ответственность работодателя за отказ и задержку
Трудовое законодательство определяет несвоевременную выдачу персональной рабочей документации нарушением прав сотрудника и налагает при этом на предприятие и ответственных лиц следующие санкции:
- 1 000 ₽ — 5 000 ₽ за задержку или отказ для руководителя или другого должностного лица;
- 30 000 ₽ — 50 000 ₽ для компании;
- задержка трудовой позиционируется инспекцией по труду и судами, как лишение человека права заниматься трудовой деятельностью, и грозит нанимателю принудительной выплатой среднего заработка работника за весь период вынужденного прогула;
- кроме этого, при серьёзных нарушениях деятельность компании может быть приостановлена для проверки на срок до трёх месяцев, а при повторном нарушении — от одного до трёх лет.
Чтобы избежать финансовых проблем, нужно выполнять все законные требования работника, в том числе безвозмездно готовить и направлять почтой (заказным письмом с описью вложения) все запрошенные справки.
Нюансы выдачи документов
Закон определил порядок выдачи документов, а также отведенный для этого срок. Определенные бумаги выдаются от начальника подчиненному в обязательном порядке при увольнении последнего. Есть документы, которые могут быть переданы при обращении сотрудника к работодателю. Обращение необходимо составить произвольно, но в письменном виде. Перечислить в нем бумаги, которые увольняющийся хотел бы получить от работодателя. Бумаги должны быть готовы в течение трех дней. Обычно этот алгоритм не вызывает проблем у работодателя.
Но не всегда. По ряду причин происходят на предприятиях, в компаниях ситуации, когда документы не выдаются. Причины не озвучиваются. Вместо них администрация компании, предприятия говорит об отъезде начальника, генерального директора. Следовательно, копии документов, подлежащих выдаче, удостоверять некому. Но эти причины не могут считаться уважительными!
Ответственность работодателя за отказ и задержку
Трудовое законодательство определяет несвоевременную выдачу персональной рабочей документации нарушением прав сотрудника и налагает при этом на предприятие и ответственных лиц следующие санкции:
- 1 000 ₽ — 5 000 ₽ за задержку или отказ для руководителя или другого должностного лица;
- 30 000 ₽ — 50 000 ₽ для компании;
- задержка трудовой позиционируется инспекцией по труду и судами, как лишение человека права заниматься трудовой деятельностью, и грозит нанимателю принудительной выплатой среднего заработка работника за весь период вынужденного прогула;
- кроме этого, при серьёзных нарушениях деятельность компании может быть приостановлена для проверки на срок до трёх месяцев, а при повторном нарушении — от одного до трёх лет.
Чтобы избежать финансовых проблем, нужно выполнять все законные требования работника, в том числе безвозмездно готовить и направлять почтой (заказным письмом с описью вложения) все запрошенные справки.