Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: составляем положение о командировках». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Поскольку положение о командировках можно отнести к локальным нормативным актам, то обязательным к разработке и использованию оно не является. Однако, если все же решено его применять, то нужно соблюдать определенную процедуру его ввода в действие.
Размер компенсации стоимости жилья
Комментируемым постановлением определено, что расходы на наем жилого помещения компенсируются работникам, направленным в командировку на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение), по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 7 210 руб. в сутки.
Возмещение расходов на наем жилого помещения при размещении у физических лиц в период пребывания в служебной командировке на названных территориях может подтверждаться распиской или договором оказания услуг, а при отсутствии таких документов – на основании служебной записки (рапорта) и (или) иного документа о фактическом сроке пребывания в месте размещения, содержащего подтверждение принимающей стороны срока прибытия в место размещения и убытия из места размещения, оплату стоимости найма жилого помещения, либо в ином порядке, определяемом правовым актом (приказом, распоряжением) работодателя или уполномоченного им лица, правовым актом, решением руководителя соответствующего федерального государственного органа или уполномоченного им лица.
Обычно положение о командировках включает несколько разделов. Один из основных – о порядке предоставления отчетности, связанной с направлением в служебную командировку. И чаще всего устанавливают такое правило:
| Командированный работник в течение 3-х рабочих дней после возвращения обязан предоставить документы, подтверждающие целевое расходование выданных для поездки средств. |
Ограничения для работников
В соответствии с законом не могут быть направлены в командировку некоторые категории работников:
- беременные работницы;
- несовершеннолетние работники;
- работники в период действия ученического договора (если только планируемая поездка не связана с ученичеством).
Кроме того, работодателю потребуется получить перед направлением в командировку согласие следующих работников:
- матери детей в возрасте до трех лет;
- одинокие родители детей в возрасте до 5 лет;
- родители детей-инвалидов;
- сотрудники, ухаживающие за нетрудоспособными членами семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ),
- опекуны и попечители не достигших совершеннолетия детей (ст. 264 ТК РФ).
Все эти ограничения и запреты должны быть включены в положение.
Образец положения о служебных командировках на 2020 год
Любая компания осуществляет экономическую деятельность, взаимодействуя с другими партнерскими организациями. При этом происходит подбор поставщиков, сотрудничество с которыми является взаимовыгодным, с которыми заключаются договора, чему обязательно предшествует переговорный период.
Учитывая это, многие работники подобных структур для осуществления своих основных обязанностей вынуждены ездить в служебные командировки. Поскольку в законодательстве федерального значения по данному вопросу закреплены только общие правила, порядок, по которому подобные поездки должны происходить, требует отдельного разъяснения.
Некоторое время назад произошла замена определенных законодательных норм, касающихся служебных поездок.
О данных изменениях будет полезно узнать не только тем, кто только собирается разработать Положение про командировки в собственной организации, но также тем, кто уже имеет подобный документ и использует его в работе на протяжении длительного времени. Это поможет избежать недопонимания с сотрудниками, а также контролирующими органами.
Положение о командировках образец бланк (бланк, образец — 2020)
В хозяйственной деятельности многих предприятий и фирм возникает необходимость отправки сотрудников в служебные командировки.
Так как поездки по служебным надобностям несколько выходят за рамки обычной, стандартной трудовой деятельности, потребовались дополнительные разъяснения от законодателя о направлении работников в деловые поездки. Рассмотрим положение Правительства страны о командировках.
Как отправить сотрудника в командировку
Прежде всего, отметим, что то, как будет осуществляться трудовая деятельность работника, должно быть в подробностях оговорено при трудоустройстве. В том числе и возможность направления сотрудника в служебные поездки.
- Если такого пункта в трудовом договоре нет, то придётся каждый раз просить письменного согласия сотрудника на каждую такую поездку.
- Так как командировка – это поездка по служебной необходимости и совершается в интересах работодателя, последний должен своим волевым решением обозначить необходимость командировки – составить и издать приказ о направлении сотрудника в поездку.
- С возникновением интереса в командировке у руководства фирмы, связана и обязанность обеспечить такую поездку, то есть командировка всегда осуществляется за средства работодателя.
- Командировка считается нормальной трудовой деятельностью и не может оплачиваться ниже, чем установленный размер заработной платы командированного сотрудника.
- Кроме того, если на служебные надобности работник в командировке тратить собственные средства, фирма обязана по возвращении возместить затраты сотрудника.
- Работник в командировке
По положению о командировках, направленный в поездку сотрудник обязуется выполнять распоряжения руководителя, представляя интересы компании в пункте назначения поездки. В этом и смысл служебных поездок.
Бизнес может потребовать присутствия представителя компании на значительном удалении от головного предприятия, при этом, специфика дела требует присутствия не руководителя организации, а конкретного специалиста. Выходом как раз и является направление требуемого работника в командировку.
- Помимо отчёта о проделанной в ходе поездки работе, сотрудник, вернувшийся из командировки, обязан и отчитаться за денежные средства, выдаваемые на поездку – командировочные.
- Командировочные – это деньги целевого назначения, значит, тратить их можно только непосредственно на обеспечение поездки (проживание в гостинице, билеты на транспорт, питание).
- Нецелевая трата командировочных, как и невыполнение задания руководителя, являются нарушениями установленных правил в сфере трудовых отношений и могут повлечь дисциплинарную и материальную ответственность.
- Если фирма направляет сотрудника в командировку, значит это важно и необходимо, следовательно, и относиться к служебной поездке требуется соответственно.
- Ниже расположен типовой бланк и образец положения о командировках, вариант которого можно скачать бесплатно.
Ответы на распространенные вопросы про положение о направлении в командировку
Вопрос №1: Что если необходимо внести изменения в уже утвержденное Положение о направлении в командировку?
Ответ: В таком случае на основании докладной записки от главного бухгалтера (или иного сотрудника, от которого исходит инициатива внесения изменений в акт) работодатель издает приказ с распоряжением о разработке более подходящих условий оформления командировки. После этого ответственным сотрудником предлагаются изменения, и наниматель утверждает те, которые посчитает нужными.
Вопрос №2: Стоит ли предусмотреть и внести в Положение о направлении в командировку какие-либо особые условия оформления командировок для удаленных сотрудников?
Ответ: Наиболее полезным было бы утвердить порядок оформления документов с возможностью их заверения электронной подписью с последующей отправкой документов заказным письмом с уведомлением.
Основные положения Постановления 729
- Расходы на аренду или найм жилого помещения. Напомним, что договор аренды заключается, если хотя бы одна из сторон является юридическим лицом, а договор найма в случае, если обе стороны физические лица. Максимальная сумма возмещения по данной статье расходов – 550 рублей в сутки. При отсутствии документов подтверждения, размер выплаты сокращается до 12 рублей за сутки проживания.
- Суточные расходы возмещаются в размере 100 рублей за сутки командировки.
- Возмещение оплаты проезда до места командировки и обратно осуществляется в размере фактических расходов. Обязательно наличие подтверждающих документов установленного образца. При отсутствии проездных документов оплата производится в ином порядке. Рассмотрим возможные варианты более подробно в таблице, приведенной ниже.
| Вид транспорта | При наличии проездных документов | При отсутствии проездных документов |
| Железнодорожный | купейный вагон скорого фирменного поезда | плацкартный вагон пассажирского поезда |
| Воздушный | салон эконом-класса | ———————— |
| Морской | каюта 5 группы | каюта 10 группы |
| Речной | каюта 2 категории | каюта 3 категории |
| Паромная переправа | каюта 1 категории | каюта 3 категории |
| Автомобильный | общего пользования (кроме такси) | автобус общего типа |
Возмещение понесенных сотрудником затрат осуществляется организацией, его командировавшей. При этом оплата затрат по нормам, установленным данным постановлением, производится из средств, выделенных на эти цели из федерального бюджета. Возмещение затрат, совершенных сверх установленных норм, проводится за счет экономии средств бюджетной сметы.
Сколько возмещают работнику
Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.
По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании. И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы. Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.
Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:
- 700 рублей — за день поездки по стране;
- 2500 рублей — за день заграничной командировки.
Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.
Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.
Сколько дней может длиться командировка?
Минимальный срок командировки не ограничен (т.е. можно отправить работника в командировку даже на 1 день, например, по области). Максимальный срок командировки также не ограничен ТК РК.
Но есть ограничение со стороны Налогового кодекса. Согласно пп.2 п.2 ст.319 НК РК, если командировка длительностью до 40 календарных дней, то полученные суточные не признаются доходом работника. Если командировка больше 40 дней, с суточных за каждый последующий день необходимо удерживать ОПВ, ИПН и прочие налоги и соцплатежи. Поэтому, чтобы этого избежать, на практике командировку оформляют либо до 40 дней, либо оформляется работа вахтовым методом.
В каждом конкретном случае срок командировки устанавливает работодатель в зависимости от ее целей и служебного задания.
Днем отъезда считается дата отправки поезда, вылета самолета и т.д. Если транспорт отправляется в 24.00, датой направления в командировку считается предыдущий день. Если позже – то следующие сутки.
Если работник вернулся из командировки и в тот же день вышел на работу, это считается днем командировки, а значит за этот день выплачиваются суточные.
Важно! Суточные не заменяют выплату зарплаты за этот день. Зарплата продолжает начисляться за каждый день нахождения в командировке.
Что такое командировка
Теперь немного подробней постараемся разобраться, что же стоит считать командировкой. Законодатель определил, что это нахождение за пределами своего основного рабочего места определенный срок. Из этого следует сделать некоторые выводы:
- выполнение трудовых функций в период командировки должно осуществляться за пределами основного места работы, куда сотрудник не имеет возможности быстро добраться;
- для такой работы требуется не менее одного рабочего дня. Но не на постоянной основе;
- обычно требуется передвижение транспортом, организация временного проживания, необходимость питаться, организовывать себе временный быт;
- нужно письменное распоряжение работодателя с обоснованием причин направления в командировку;
- начало командировки считается днем отъезда (определяется по билету на поезд, автобус, самолет, дате путевого листа водителя). Окончание – день приезда, подтвержденный аналогичными документами;
- на весь период командировки за тружеником сохраняется должность, а также его рабочее место. Уволить сотрудника, находящегося в командировке, не имеют права до ее окончания;
- обязательства по выполнению трудовых функций по основному месту работы не период командировки приостанавливаются. Обычно эту работу (если она срочная) распределяют между другими сотрудниками.
Какие документы использовать?
При разработке положения о служебных командировках бухгалтеру КУ следует обобщить и подготовить для практического применения нормы следующих документов:
- Трудового кодекса;
- Положения об особенностях направления работников в служебные командировки ;
- Порядка и условий командирования федеральных госслужащих ;
- Постановления о размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам организаций, финансируемых за счет бюджета ;
- Постановления о выплате суточных ;
- Налогового кодекса (ст. 217) и Закона о страховых взносах (ст. 9);
- порядка ведения кассовых операций (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У);
- правил ведения наличных расчетов (Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У);
- Положения об эмиссии платежных карт .
Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
Утверждены Указом Президента РФ от 18.07.2005 N 813.
Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729.
Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812.
Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ.
Утверждено Банком России 24.12.2004 N 266-П.
Также необходимо ориентироваться на Предельные нормы возмещения расходов по найму помещения в заграничных командировках работников организаций, финансируемых из федерального бюджета.
Установлены Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н.
Как видим, документов много и их вовсе не обязательно переписывать. Нужно лишь взять самую ценную и необходимую информацию, касающуюся служебных командировок, и применить эти нормы правовых актов с учетом специфики деятельности казенного учреждения. При составлении положения о служебных командировках бухгалтеру казенного учреждения также следует ориентироваться на нормы отраслевых (ведомственных) документов, в частности на нормы:
- Инструкции об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск на территории РФ ;
- Инструкции о порядке выезда сотрудников и работников органов внутренних дел РФ, военнослужащих и лиц гражданского персонала внутренних войск за пределы РФ ;
- Инструкции об организации служебных командировок военнослужащих спасательных формирований МЧС России и сотрудников противопожарной службы ;
- Основных положений о порядке выезда в служебные командировки за границу должностных лиц таможенных органов и учреждений, находящихся в ведении ФТС ;
- Постановления о возмещении расходов по бронированию, найму жилого помещения военнослужащим и сотрудникам отдельных силовых ведомств .
Размеры гарантированных выплат
По факту ограничений в законодательстве нет, и 2020 год — не исключение. Экономический субъект вправе самостоятельно определить размеры. Но учитывайте важные моменты:
- Затраты на оплату проживания (наем жилого помещения, аренда жилья, гостиницы) оплачивается по фактически понесенным издержкам. Но только при условии предоставления подтверждающей документации. Допустимо установить предельный минимум, который будет выплачен работнику, если он не подал подтверждающих документов. Например, жил у родственников. Компания вправе установить и максимальный лимит, а также требования к нанимаемому жилью. Например запретить съем номеров класса люкс (повышенной комфортности).
- Оплата транспортных издержек также оплачивайте по факту, то есть по подтверждающей документации. Чеки, билеты, квитанции должен предоставить работник по возращению из поездки. Комиссионные сборы тоже подлежат оплате. Работодатель вправе установить запрет на проезд такси, а также покупку билетов класса комфорт, люкс, бизнес в целях экономии.
- Траты, разрешенные работодателем, возмещаются по фактическим документам. Заметим, что необходимо заранее согласовать объем затрат с руководством. В противном случае могут возникнуть финансовые трудности и задержки выплат.
- Размер суточных закрепляет работодатель на год. Норму определяют исходя из экономических возможностей организации, а также от места назначения. Например, суточные при поездке за рубеж должны оплачиваться в повышенном размере.
Оплата труда и командировка
Начисление заработной платы командировочному работнику осуществляется по среднему заработку. Расчётным периодом считается календарный год, предшествующий месяцу начала поездки или число месяцев в случае работы в штате предприятия менее года. Из расчёта исключаются отпускные, больничные, время простоя.
Если рабочее время в командировке соответствует рабочему времени на предприятии, то технически рассчитывается:
- среднедневная зарплата: полученная суммарная зарплата за год делится на число фактически отработанных дней;
- фонд оплаты труда: среднедневной заработок умножается на количество рабочих дней, пришедшихся на поездку;
- если оплата по среднему заработку существенно ниже тарифной ставки или должностного оклада, то возможна доплата до соответствующего размера при условии отражения во внутренних документах.
Последние изменения в порядке мобилизации
- Гражданам, мобилизованным ошибочно и вернувшимся домой, выплатят пособия за период службы.
- Мэр Москвы С. Собянин заявил, что семьям солдат будут помогать материально, психологически и юридически.
- Женам призывников обещали помочь в трудоустройстве.
- Мобилизованные предприниматели получат кредитные каникулы.
- Представители коммунистической партии предложили законодательно закрепить бронь для докторов и кандидатов наук.
- 31 октября 2022 года в Министерстве обороны сообщили о полном завершении всех мероприятий, проводимых в рамках призыва мужчин по частичной мобилизации, включая выдачу повесток.
Инструкция: составляем положение о командировках
Такой локальный нормативный акт организации, как положение о направлении в командировку, является необязательным. Оно нужнее для урегулирования отношений между компанией, командируемым и отделами, которые причастны к оформлению и расчету затрат на служебную поездку. То есть отдельно разрабатывать регламент по командировкам как локальный акт необязательно, допустимо включить нормы о служебных поездках, например, в правила внутреннего трудового распорядка, а суточные лимиты утвердить приказом. Об этом идет речь в статье 168 Трудового кодекса, но мы все же остановимся подробнее на разработке такого локального акта, так как его наличие делает оформление поездок более простым и удобным.
Разберемся, как определяется этот термин в Трудовом кодексе РФ. Командировка — это поездка работника компании для выполнения служебного поручения вне постоянного места осуществления трудовой деятельности (часть 1 ст. 166 ТК РФ). Отправка осуществляется на основании распоряжения работодателя с выдачей служебного задания. Если сотрудник занимает должность, которая подразумевает постоянное выполнение трудовых обязанностей в отъезде, это не служебная поездка (это разъездная работа). На время командировки за работником сохраняется его должность, рабочее место, заработная плата.
По общему правилу, трудовое законодательство (ст. 166 ТК РФ) не обязывает спрашивать у сотрудника согласие на любую командировку (по России или за рубеж). Но ТК РФ установлен ряд ограничений для отдельных категорий работников.
Нельзя отправлять в командировку:
- женщин в период беременности;
- сотрудников в возрасте до 18 лет (исключение — творческая деятельность);
- лиц с инвалидностью, если поездка прерывает реабилитационные мероприятия;
- трудящихся, с которыми заключен ученический договор;
- зарегистрированного кандидата во время проведения выборов.
Также существует перечень граждан, служебная поездка для которых допустима только при вручении уведомления-направления и с их письменного согласия. Если сотрудник, которого разрешается направить в служебную поездку только с его письменного согласия, отказывается, то командировать его принудительно нельзя. Также у работника могут появиться веские основания для переноса или даже отмены поездки, тогда руководитель вправе отменить распоряжение. Но это уже право руководителя, а не обязанность.
Практически все нюансы направления работника в служебную поездку содержит правительственное постановление 749 о командировках с изменениями 2020 года от 13.10.2008. Кардинальные изменения в сторону упрощения оформления этого рабочего момента вносились в законодательство в 2015 году, когда законодатель упразднил обязательность оформления командировочных удостоверений и служебных заданий. Хотя многие организации и предприятия и по сей день используют эти формы при направлении работника в командировку, скорее, для удобства ведения внутренней отчетности, тем более что документы, наряду с приказом о направлении в командировку, автоматически формируются из программ кадрового учета.
ВАЖНО! Включите в документ оговорку о возможности отмены служебных поездок из-за чрезвычайных ситуаций. На фоне эпидемии коронавируса отменяются поездки за границу.