Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности хранения документов в электронном архиве». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В Концепции развития электронного документооборота, подготовленной Федеральной налоговой службой РФ, обозначены факторы, препятствующие всеобщему переходу на ЭДО, а также определены меры по их устранению.
Преимущества и недостатки электронных архивов
Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:
- С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
- Поиск нужного документа не требует много времени.
- Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
- Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.
С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:
- Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
- Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
- Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.
Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.
Особенности хранения электронных документов в цифровом архиве
Электронный архив для хранения документов подчиняется таким же законодательным требованиям, что и обычный архив, но также регулируется нормами для цифрового пространства. Например, на него распространяется как ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело», так и ГОСТ Р 54989-2012 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».
Это не единственные нормативные акты, регулирующие работу архива цифровых документов, – в целом их довольно много. Это и уже упомянутый ФЗ №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации», и ФЗ № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», и Налоговый Кодекс, и «Закон о бухгалтерском учете». Еще есть приказы Росархива, постановления регуляторов (например, Банка России) и т. д.
Кроме того, предприятие имеет право устанавливать собственные нормы для ведения цифрового архива – в тех вопросах, где закон оставляет некоторую свободу действий.
Кратко: что такое электронные документы и ЭДО
Немногие компании сейчас продолжают заполнять документы вручную. В основном, любые формы создаются с помощью компьютерных программ.
Для передачи в госорганы или контрагентам документы распечатываются, подписываются уполномоченным лицом и скрепляются печатью организации (при ее наличии).
Но можно обойтись и без этого, если данные в электронном виде подписать цифровой подписью и передать адресату с помощью ЭДО (системы электронного документооборота).
Цель: увеличить скорость работы бухгалтерии и организации в целом, сделать более удобным ведение и хранение документации, обеспечить конфиденциальность данных.
Электронные документы выполняют те же функции, что и их аналоги на бумажных носителях, при этом пригодны для обработки различными системами. Посредством ЭДО отчеты передаются в ФНС, фонды, другие контролирующие госорганы, идет обмен документами между клиентами и поставщиками. Сегодня уже существуют такие виды электронных документов, как
- бухгалтерские,
- складские,
- перевозочные,
- управленческие,
- архивные,
- кадровые.
Электронный архив – что это, и какие плюсы имеет?
Цифровой архив можно сравнить с хранилищем, в которое из системы электронного документооборота и других виртуальных источников поступают документы. Поток документации архивируется и упорядочивается, разбивается в соответствии с определенными нормами.
Нормы устанавливаются предприятием и его нормативами, а также ГОСТом Р 54989-2012.
Организовать электронный архив можно следующими способами:
- Хранилище архива и системы документооборота – хранение осуществляется со стороны провайдера ЭДО. Условия доступа и другие подробности обсуждаются с поставщиком услуги;
- Облачное хранилище – хранение документации в электронном формате проводится на стороннем сервере, доступ к которому на заранее согласованных условиях предоставляется через интернет;
- Локальный архив – хранение электронной документации выполняется с помощью пользовательского сервера.
Независимо от выбранного метода организации, вы получите ряд преимуществ:
- Подтверждение ставки НДС 0%
Удостоверять право на льготное налогообложение, включая нулевую ставку налога на добавленную стоимость, будет легче.
- Высокий уровень безопасности
Электронный архив работает так, что изменить файлы и получить доступ к ним может лишь автоматизированная система. Пользователи могут только читать документацию. Документы хранятся на информационном носителе, с помощью которого можно выполнять резервные копии на иных носителях. Сервера будут располагаться на различном физическом оборудовании. При проблемах одного сервера, например, при затоплении машины, с восстановлением документов с помощью резервных копий не возникнет никаких сложностей.
Опасность несанкционированного доступа к информации отсутствует. Так как права по доступу можно разграничивать так, как это необходимо.
- Возможность быстрого ответа на вопросы налоговиков
Отыскать нужные документы для предоставления в налоговую службу можно будет действительно быстро и просто.
- Широкие возможности масштабирования
С расширением предприятия увеличивается объем документов и, как следствие, необходимое под эти документы пространство. Если ваш архив существует в электронном формате, для его увеличения потребуется купить еще один носитель данных и подсоединить его в общей системе архива.
Еще один плюс – возможность указания периода годности документации. По истечению заданного срока, документ будет стираться самой системой автоматически.
- Эффективность и простота использования архива
Нужная электронная бумага будет доступна после пары щелчков мышкой. Вся документация станет располагаться в одной масштабной системе. Архив даст возможность структурирования, сортировки документов по определенным признакам, например, по названию, по дате занесения в базу.
- Отсутствие необходимости в аренде или покупке площади
Особенности хранения документов в бухгалтерии
Архивирование в компании не должно противоречить нормам законодательства и внутренним нормативным актам. Сегодня организации сами определяют, в каком виде им хранить оригиналы — в бумажном или электронном. Но большинство бухгалтерских документов всё же можно оформлять и сохранять в цифре.
Независимо от вида документа, важно сохранить его для подтверждения легитимности финансовых операций. Ценность архива бухгалтерских документов для предприятия заключается в том, что он связан с сутью бизнеса — движением денежных средств. Обязательному хранению подлежат:
- договоры по финансовым операциям;
- первичные, кассовые и банковские документы;
- книги учета доходов и расходов;
- налоговые декларации;
- учетная политика организации;
- данные об инвентаризации;
- бухгалтерская отчетность;
- расчеты по страховым взносам и заработной плате;
- другие документы, связанные с финансовой деятельностью.
Система ЭТЛАС для архивов
Электронный архив разработки «Этлас» — гибкое и универсальное решение для организации архива проектной документации. Функционал программы позволяет объединить в единой системе бумажные и электронные копии документов, в том числе:
- реализовать поточное сканирование бумажных документов: система обеспечивает автоматическое распознавание атрибутов документов, их именование, нумерацию и размещение;
- автоматизировать работу со складом документов, в том числе с применением штрих-кодов: быстро находить расположение нужных дел, отслеживать свободные места и др.;
- создавать любое количество картотек по учёту данных.
Встроенные редакторы и конструкторы помогают адаптировать систему к особенностям деятельности любой организации.
Ещё больше о возможностях электронного архива «Этлас» вы узнаете у наших консультантов.
Как правильно организовать электронный документооборот
Документооборот в государственном архиве подчиняется регламентам и требованиям ГОСТов и правовых актов. На их основе описываются правила рассмотрения, обработки, исполнения и хранения документов.
Главные нормы всех правовых актов, касающихся организации работы с документами в госорганах при организации внутренней деятельности, содержатся в сводном регламентирующем документе — «Типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота (СЭД) системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов» и утверждены приказом Федерального архивного агентства № 69 от 15.06.2020.
Включение, учёт, хранение и доступ к электронным документам и электронным копиям документов обеспечивает информационная система СХЭД.
К СХЭД предъявляют 7 обязательных требований:
- Соответствие нормативным правовым актам РФ, устанавливающим требования к работе с документами в государственных органах.
- Взаимодействие с иными государственными системами данных.
- Формирование и предоставление сводной статистической отчетности и иной фактографической информации о документах, включенных в систему.
- Обязательная аутентификация и управление доступом в СХЭД.
- Обеспечение многокритериального поиска документов.
- Обязательное использование электронной подписи ЭП.
- Протоколирование всех действий пользователя системы.
Как хранить электронные документы
Хранение электронных документов должно соответствовать нормам безопасности, следует свести к минимуму вероятность сбоев и прочих факторов, которые могут привести к потере накопленных данных.
В рамках автоматизированной системы документ имеет непрерывный жизненный цикл от создания до уничтожения. На протяжении всего жизненного цикла, в том числе, в течение всего срока хранения формируются связанные с документом метаданные.
К управлению документами в СЭД и СХЭД предъявляют функциональные требования. Два из них являются общими:
- При передаче документов на хранение в СХЭД документы должны быть аутентичны, достоверны, целостны и пригодны для использования.
- В СЭД и СХЭД должны формироваться и сохраняться метаданные документов:
- создаваемые при включении документа в систему;
- используемые при взаимодействии с другими информационными системами;
- образующиеся после включения документа в СЭД или СХЭД в рамках его жизненного цикла в системе;
- связанные с передачей на последующее хранение.
Документы передают в архив не только для обеспечения их сохранности, но и чтобы при необходимости получить информацию из них. В случае с бумажными экземплярами предоставляются копии, справки, выписки. Реже это может быть оригинал документа, хранящийся в деле.
По похожему принципу можно построить работу в архивной системе. Так же делаются справки и выписки, только делопроизводитель использует электронные документы, а поиск проще, быстрее и больше возможностей.
Чтобы предоставить электронный документ из архивной системы, можно выдать доступ для просмотра файла в человекочитаемом виде из контейнера ЭД.
Также можно предоставить электронный документ за рамками архивной системы. Есть два варианта:
● в виде бумажной копии — распечатать и заверить её работником архива;
● выгрузить контейнер электронного документа (или его части, например, файлов ЭД и электронной подписи) и передать его на физически обособленном носителе, хотя можно и онлайн.
Важно: сам контейнер ЭД продолжает храниться в архивной системе — выгружается лишь его копия. Её верность подтверждается отсоединённой электронной подписью архива организации (см. Рекомендации ВНИИДАД). При этом контроль за предоставлением электронного документа можно автоматизировать.
Для выдачи электронного документа из архива документ копируется, а его достоверность должна подтверждаться отсоединенной ЭП. Факт выдачи фиксируется в журнале.
Архив организации может предоставлять электронные документы по локальной сети организации. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируется: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.
Большинство из нас привыкли работать с документами в электронном виде, и вышеперечисленные факты еще на шаг приближают такой режим работы к законодательно правильному. И хочется верить, что совсем скоро мы будем вести полностью автоматизированный документооборот.
Большинство разновидностей электронных документов, используемых на российских предприятиях, подлежат хранению в течение установленного срока — точно так же, как и бумажные документы. Базовые требования к организации такого хранения отражены в нормативных актах от Министерства культуры — и их юридическая сила распространяется на все организации.
Ответственность за выполнение этих норм (и за правовые последствия при совершении ошибок в работе с документами) в общем случае несет само предприятие (лишь частично в соответствии с отдельным договором ответственность может быть перенесена на оператора ЭДО). Поэтому, предприятию в любом случае нужно перестраховываться — как в части выбора способов размещения файлов, так и в части способов контроля доступа к ним.
Вместе с тем, законодатель дает фирмам свободу в выборе способов размещения документации в электронном виде. Главное — чтобы эти способы не приводили к нарушениям требований законодательства о различных типах защищенных данных и прочих нормативных актов, регулирующих электронный документооборот.
Выдача документации из архива
Архивный документ копируется, если его необходимо распечатать, выдать или направить кому-то. Все действия отображаются в журнале, в котором фиксируется дата запроса, информация о работнике, сделавшем запрос и подразделении, а также номер документа.
Достоинства облачных электронных архивов:
- Экономия времени и ресурсов.
- Ускорение бизнес-процессов.
- Быстрый и простой поиск нужной информации.
- Отсутствие необходимости хранить и защищать данные самостоятельно.
- Повышение контроля над процессами.
- Упрощение отчета перед ФНС.
Как выбрать облачный архив
Такой тип хранения считается наиболее приемлемым вариантом, который обеспечит необходимый порядок хранения файлов электронных документов. Кроме того, на рынке есть сервисы, учитывающие в своей работе все требования законодательства. И владельцу не нужно заботиться об организации и защите процесса. При выборе «облака» следует учитывать следующие параметры:
- Функциональность. В список опций должны быть включены основные обязательные потребности пользователя: быстрый поиск, безопасность, уничтожение в установленные сроки и т.д.
- Приемлемая цена. Услуги надлежащего качества в соответствии со всеми нормами закона будут стоить соответственно. Важно, чтобы система электронного хранения документов работала бесперебойно и обеспечивала надежную защиту. При выборе поставщика услуг изучите его репутацию, опыт работы.
- Правоохранительные органы. При покупке следует внимательно ознакомиться с техническими характеристиками сервиса. Так как по требованиям ГОСТ документация должна храниться в РФ в двух и более экземплярах.
- Как работает программа. В настоящее время есть два пути: веб-сервис и интеграция. Второй вариант дороже, так как требует дополнительных настроек, но позволяет отправлять материалы прямо из учетной системы.
Сохранность баз данных
Что касается обеспечения сохранности баз данных, прежде всего, в каждом конкретном случае необходимо определить, что является полным (включающим контент, контекст и структуру) и точным (аутентичным, надежным, пригодным для использования) документом (то есть служит доказательством):
- таблицы базы данных;
- информация, содержащаяся в полях базы данных;
- вся база данных.
После этого можно выбрать стратегию обеспечения сохранности документов базы данных. В случае, если база данных все еще требуется для текущей управленческой деятельности, то можно:
- хранить отчеты базы данных (если отчеты базы данных являются документами);
- xранить «моментные снимки» базы данных (если в базе данных документами являются данные);
- осуществить миграцию базы данных (если вся база данных, применяемая в текущей управленческой деятельности, является документом).
Если база данных является документом и более не применяется в текущей управленческой деятельности, ее следует хранить целиком. Если база данных не является документом, она подлежит сохранению до минования надобности.
Эта стратегия предполагает воспроизведение документов устаревших форматов при помощи программ-эмуляторов в новой компьютерной среде. При этом под эмуляцией, согласно ГОСТ 15971-90. «Системы обработки информации. Термины и определения», понимают имитацию функционирования одного устройства посредством другого устройства или устройств вычислительной машины, при которой имитирующее устройство воспринимает те же данные, выполняет ту же программу и достигает того же результата, что и имитируемое.
Архивисты считают эмуляцию непрактичной и неэффективной стратегией, поскольку она направлена на сохранение функциональности информационной системы, а не документов как доказательства. Необходимость создавать программы-эмуляторы делает ее еще и дорогостоящей.