Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация работнику за использование имущества по статье 188 ТК РФ и варианты ее оформления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Изучив представленные выше нюансы форм, посредством которых может использоваться имущество сотрудника в рабочих целях, можно прийти к выводу, что оформление ссудного соглашения было бы выгодным. Однако, стоит учитывать тот момент, что сотрудники фискальных органов обращают на такие акты повышенное внимание. Это связано с тем, что они рассматривают эти договоры как способ для ухода от налоговых платежей.
Основные вопросы по применению на практике положений ст. 188 ТК
Есть какие-то особые нормативные акты, регулирующие компенсацию по данной статье?
Есть, но узкого плана. Они действуют для определённых групп лиц, в отдельных отраслях или ситуациях. Так, Постановление Правительства № 14 от 17.01.13 прописывает параметры возмещения издержек для сотрудников таможенных органов и некоторых других ведомств в случае использования их личного автотранспорта в рабочих целях. Другим примером является Постановление Правительства № 563 от 02.07.13. Этот документ определяет принципы выплат госслужащим федеральных структур за использование в рабочих целях их личного автотранспорта.
Конкретные пределы компенсационных платежей указаны в Постановлении Правительства № 92 от 08.02.02. В нём сформулированы нормативы компенсационных выплат с налоговой точки зрения.
В каком порядке определяется величина компенсационных платежей по ст. 188 ТК?
Она устанавливается путём индивидуальных переговоров между сторонами трудовых взаимоотношений. Отсюда следует, что согласование этой суммы с профорганизацией или иными соответствующими структурами не требуется. Подобный индивидуальный характер договорённостей определяет и их возможные отличия: даже при прочих схожих параметрах суммы выплат могут значительно отличаться.
Договорённости по параметрам выплат фиксируются в письменном виде. Для этой цели может использоваться трудовой договор, если заранее предполагается использование в работе личного имущества сотрудника. В ситуации, когда использование начинается уже в процессе трудовой деятельности, сторонами создаётся отдельное приложение к этому договору.
Какие документы необходимы для получения выплат по рассматриваемой статье?
Судебная практика показывает, что необходимы следующие документы:
- само соглашение между сторонами;
- приказ главы организации о выплате необходимых средств;
- указание платёжных реквизитов, на которые будут поступать деньги.
Вышеперечисленные документы упомянуты в решении АС Свердловской области № А60-44941/2012 от 09.01.13.
На практике также возможно издание главой организации специального приказа, с которым сотрудник знакомится под личную роспись. Наличие такой подписи признаётся судом свидетельством его согласия на обозначенные в приказе расценки. Такая позиция подтверждается Постановлением ФАС ЗСО № Ф04-5698/2008 (11737-А81-41) от 24.12.08. Тем не менее во избежание судебных разбирательств рекомендуется оформление договорённости специальным индивидуализированным соглашением.
Отдельно нужно подчеркнуть, что наниматель не обязан специально проверять документы, удостоверяющие принадлежность имущества сотрудника, используемого им в трудовой деятельности. Достаточно того, что сотрудник владеет имуществом на законном основании.
Как рассчитать размер компенсации
Сумма компенсационного типа, полагающаяся за применение имущества отдельно взятого сотрудника в интересах фирмы, где он трудится, в законодательных актах не имеет четкого определения. Это говорит о том, что величина этой выплаты устанавливается по соглашению между руководящим составом компании и конкретным человеком. Чтобы указанный акт имел обоснование с экономической точки зрения, потребуется взять справку бухгалтерского типа.
В этом документе прописаны правила, учитывать которые следует при расчете величины. Данные правила прописаны в письме, разработанном Министерством финансов в 2012 году. Зачастую этот размер имеет зависимость от пределов суммы относительно амортизации конкретно взятого предмета. Учитываются нормы, установленные на официальном уровне. Данное средство рассматривается как основное.
С целью приведения обоснования своей позиции по поводу размера оплаты за пользование имуществом личного типа требуется пользоваться специально разработанным Классификатором. В том числе, данный акт закрепляет амортизационные группы. Они определены в Постановлении Правительства страны от 2002 года.
Если говорить с точки зрения бухучета, то рассматриваемая сумма будет относиться к расходам обычного вида деятельности. Отражать следует в дебете счетов. В том числе, использовать нужно графа 20,25 и 44. Для понимания требуется привести конкретный пример вычислений.
Как рассчитать положенную компенсацию на ГСМ?
Расход топлива автотранспорта – это особенность конкретной марки машины и зависит от ее характеристик. Грузовой транспорт потребляет больше бензина (дизельного топлива), тормозной жидкости или масла. Значит, при расчете возмещения затрат учитываются марка автомобиля и расход топлива из расчета пробега в 100 километров. Эти характеристики указаны в техническом паспорте автомобиля. Можно брать фактический расход горючего, исходя из показаний спидометра автомобиля или GPS-навигатора. Также можно применить для расчета официально установленные нормы Министерства транспорта для данной марки авто.
На основании прилагаемого чека АЗС (дата на чеке должна соответствовать дате, указанной в заявлении на компенсацию) устанавливается цена за 1 литр бензина. При известном нормативе расхода бензина на 100 км устанавливают расход горючего машиной на 1 километр.
Компенсации не облагаются НДФЛ. Об этом говорится в письме № 03-04-06/22274 Минфина, Приказе Роструда № 17-3/В-291.
При расчете налога на прибыль сумма компенсации учитывается частично. Расчет ведется с использованием установленных нормативов и «привязывается» к объему двигателя:
- 1200 руб. норматив для легковых автомобилей с двигателем до 2000 куб. м.;
- 1500 руб. норматив для двигателя более 200 куб. м.
Расчет одинаков для организаций с обычной и упрощенной системой налогообложения.
Читать так же: Водный налог
Может вызвать нарекания у налоговой службы отражение в расходах фиксированной ежемесячной выплаты и сверх того, выплата расходов на ГСМ. Служба считает затраты на бензин уже заложенными в ежемесячную фиксированную выплату.
Отражение компенсации в статье расходов происходит после ее выплаты.
Использовать автомобиль работника в рабочих целях, можно, заключив договор на аренду. При таком договоре передается в пользование только транспорт, услуги по обслуживанию автомобиля собственник не оказывает. К договору прилагается акт передачи с описанием характеристик и стоимости машины. На балансе предприятия она отражается в качестве арендованного средства. Плата за пользование устанавливается по соглашению сторон. Разумнее выбирать оплату не фиксированную, а почасовую. Так собственнику не придется платить за часы простоя, например, если сотрудник будет на больничном или в отпуске.
При пользовании на условиях аренды в расходы организации попадут траты на бензин и обслуживание машины, на ее ремонт, мойку и стоянку. Все эти затраты списываются в расходы предприятия. С платы за аренду удерживается НДФЛ, компания-арендатор является налоговым агентом. Эта позиция отражена в письме Минфина № 03-04-06/33598. Зато страховые взносы в этом случае платить не придется. Ведь договоры по передаче имущества в пользование не облагаются взносами на травматизм и страхование.
Важно! Если сотрудник пользуется автомобилем по доверенности, то он может предоставить его в аренду по договору с разрешения собственника. Для этого в доверенности должна иметься строка о праве лица заключать от имени собственника договор аренды
Доход от аренды получит собственник.
Сравнительная таблица о преимуществах и недостатках аренды или компенсации
| Сравнение | По договору аренды | С компенсацией |
| С точки зрения налогов | Выплаты по договору аренды организация отражает в виде статьи расходов. Это актуально и для упрощенной системы налогообложения, и для общей | Законодательством предусмотрены нормативы в зависимости от объема двигателя. Легковые машины нормируются организациями как с общей, так и с упрощенной системами налогообложения. Для грузовых машин: при ОСНО выплата списывается в расход полностью, при упрощенной системе списать в расходы нельзя |
| Включение в выплаты расходов на ГСМ и бензин | Арендуя машину, организация берет на себя расходы по обслуживанию и покупке бензина и ГСМ. Поэтому такие траты могут быть учтены в расходах | Согласно письму Минфина, в сумму компенсации уже включены затраты на бензин и ГСМ. Включение таких выплат в расходы сверх фиксированной нормы, может повлечь вопросы от налоговой |
| Наличие или отсутствие НДФЛ и страховых взносов | С арендных выплат НДФЛ высчитывать нужно. От страховых взносов данный вид выплат освобожден | НДФЛ и страховые взносы не предусмотрены. Выплачиваемая компенсация должна соответствовать указанной в соглашении сумме |
| Если работник не является собственником транспортного средства и пользуется машиной по доверенности | Для оформления договора аренды необходимо согласие владельца машины. Если его личное присутствие невозможно, в доверенности пользователя должно быть указано право на заключение договора аренды | В этом случае компенсацию не получится внести в расходы. Страховые взносы и НДФЛ в этом случае придется рассчитать |
Использование личного автомобиля в служебных целях – правовая база и варианты действий
Российское законодательство не содержит отдельных нормативных документов, которые бы непосредственно регулировали вопросы, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях и были бы посвящены им целиком и полностью. Возможность применения личных транспортных средств при ведении трудовой деятельности согласно российскому законодательству существует – она закреплена в положениях статьи 188 Трудового кодекса РФ.
В целом, сейчас распространены следующие способы оформления использования личной машины на работе:
- Компенсационный порядок. В этом случае применение личного автотранспорта просто закрепляется в локальных нормативных актах предприятия, либо трудовом договоре с сотрудником или коллективном договоре. В данной ситуации процессуальные процедуры являются минимальными, а работодатель получает возможность достаточно гибкого регулирования трудового процесса, одновременно с этим выплачивая работнику компенсационные выплаты, которые до определенного предела не облагаются НДФЛ. В то же время, с точки зрения подсчета фактических расходов по использованию автомобиля и компенсации ГСМ, ремонта и иных аспектов деятельности при данном подходе работник является наименее защищенным и доказать свою правоту в судебном порядке ему будет достаточно сложно.
- Аренда. Часто для снижения фактических расходов одной из сторон трудовых взаимоотношений, а также в целях оптимизации учета всех затрат, связанных с использованием автомобильного транспорта, используется механизм аренды. В данной ситуации организация фактически берет автомобильный транспорт в аренду без услуг водителя, а сам работник таким образом ездит уже на фактически служебном транспорте, находящемся на балансе предприятия. Договор аренды позволяет предусмотреть полную схему компенсирования затрат на автомобиль без ограничений, однако имеет и ряд свойственных ему недостатков.
- Ссуда. Применение механизма безвозмездной ссуды автомобиля также является оправданным способом использования личного транспорта в служебных целях. В таковом случае работник не будет получать прямого вознаграждения за предоставление своего транспорта, но, в то же самое время, это снизит и общую налоговую нагрузку, связанную с учетом НДФЛ и иных отчислений с аренды автомобиля. Как и в случае с арендой, транспорт в данной ситуации ставится на баланс предприятия.
- Заключение договора ГПХ с водителем. В некоторых ситуациях вместо полноценного трудоустройства есть возможность заключить с водителем договор гражданско-правового характера на предоставление услуг по транспортировке товаров или людей. Однако данный вариант организации деятельности имеет как свои преимущества, так и недостатки, серьезно выделяющие и отличающие его от иных способов применения служебного автомобиля в личных целях.
Вне зависимости от того, как осуществляет свою трудовую функцию водитель, ездит ли он по работе на личном или находящемся на балансе предприятия автомобиле, у него в обязательном порядке должен иметься путевой лист со штампом о прохождении медицинского осмотра. Данные требования являются ультимативными и несмотря на противоположные судебные решения из практики по данному вопросу ранее, на 2021 год предрейсовый медосмотр обязателен как для ИП, так и для иных водителей, фактически применяющих транспортное средство для исполнения своих служебных обязанностей.
Сравнение вариантов оформления используемого имущества работника
Существует несколько разных методов использования предметов, являющихся собственностью отдельно взятого работника (см. Таблицу 1).
Таблица 1. Варианты оформления имущества работника
| Вариант оформления | Описание |
| Компенсационные выплаты |
В этом случае с документальной точки зрения отношения оформляются в виде дополнительного соглашения к трудовому соглашению. Обязательным элементом становится составление акта, по которому имущество подлежит передаче и приему. Кроме того, каждый месяц формируется акт, указывающий на величину выплаты. На начальной стадии потребуется определить, какова стоимость предмета, который будет использован для выполнения трудовых функций. Рассматриваемая разновидность сумм не предполагает использование страховых взносов и налогов. Помимо прочего, предусматривается необходимость нести дополнительные расходы. К примеру, они могут связываться с проведением ремонтных работ. |
| Арендные отношения | Здесь потребуется составить арендный договор. Также нужно подписать акт приемки и передачи. Применяются только налоговые платежи, страховые взносы не действуют. |
| Безвозмездное пользования | Между руководством фирмы и сотрудником формируется соглашение ссуды. Во время процесса передачи и приема такой собственности требуется составить специальный документ, подтверждающий данный факт. В данном случае применимы как налоги, так и взносы страхового характера. |
Только после изучения приведенных положительных и отрицательных моментов нужно делать вывод о том, какая из разновидностей соглашений будет выгодна для гражданина.
Другой комментарий к Ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации
1. Ранее компенсация работникам за износ инструментов, принадлежащих им и используемых ими для выполнения трудовых обязанностей, устанавливалась на основании ст. 117 КЗоТ работодателем по согласованию с работником и выборным профсоюзным органом либо размер такой компенсации и порядок ее выплаты устанавливался в централизованном порядке.
Статья 188 ТК РФ определяет, что размер компенсации устанавливается только соглашением сторон трудового договора. Следовательно, согласования размера компенсации и порядка ее выплаты с выборным профсоюзным органом или иным представительным органом работников не требуется.
2. В соответствии со ст. 188 ТК РФ компенсация работнику за использование его имущества в интересах работодателя должна быть выплачена в двух случаях: если работодатель дал на это согласие и если работодатель такого согласия не давал, но знал, что работник использует свое имущество при исполнении трудовых обязанностей, и допускал это. Если работник использовал свое имущество без согласия и без ведома работодателя, компенсация может не выплачиваться.
3. Статья 188 ТК РФ предусматривает два вида выплат: компенсацию за использование личного имущества работника и возмещение расходов, связанных с использованием имущества работника.
Компенсация за использование имущества работника не предполагает обязательного несения работником каких-либо расходов в связи с таким использованием. На практике при исчислении размера компенсации ориентируются на степень износа инструментов и другого имущества, принадлежащего работнику, исходя из срока полезного использования, определяемого на основании технической документации на изделия, и устанавливают компенсацию пропорционально проценту износа.
Возмещение расходов, понесенных работником в связи с использованием его имущества в интересах работодателя, осуществляется на основании документов, подтверждающих такие расходы (на ремонт, обновление, приобретение комплектующих и расходных материалов, топлива и горюче-смазочных материалов и пр.).
4. Выплата компенсации и возмещение расходов работника является обязанностью работодателя, а размер возмещения определяется соглашением сторон. Если такое соглашение сторонами трудового договора не заключено, а работник использовал имущество с ведома или с согласия работодателя, работодатель в любом случае обязан произвести компенсирующие выплаты исходя из фактически понесенных работником расходов.
5. Соглашение сторон трудового договора о размере компенсации и возмещения расходов, связанных с использованием имущества работника в интересах работодателя, должно быть выражено в письменной форме. Оно может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее в качестве дополнительного условия трудового договора. В любом случае письменная форма такого соглашения является обязательной.
6. Статья 188 ТК РФ ничего не говорит о соотношении размера компенсации, установленной соглашением сторон трудового договора, с тем размером, который установлен в федеральных законах или иных нормативных правовых актах. Однако, поскольку такое соглашение является условием трудового договора, а в соответствии с ч. 4 ст. 57 ТК РФ условия трудового договора не должны ухудшать положение работника по сравнению с законами и иными нормативными правовыми актами, размер компенсаций не может быть ниже, чем установлено в соответствующих нормативных правовых актах.
В настоящее время централизованно установлен только один вид таких компенсаций — на приобретение книгоиздательской продукции и периодических изданий работникам образовательных учреждений и научным работникам, имеющим ученую степень.
В отношении личных легковых автомобилей, используемых для служебных поездок, централизованно установлены не минимальные нормы компенсации работникам, а предельные нормы расходов организации, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организацией такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Следовательно, соглашением сторон трудового договора могут быть установлены и меньшие размеры компенсаций за использование личного автотранспорта в служебных целях.
Другой комментарий к статье 188 Трудового Кодекса РФ
При использовании работником личного имущества с согласия или ведома работодателя ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию), возмещаются также расходы, связанные с его использованием.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, заключенного в письменной форме. При этом степень амортизации инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов определяется в процентном отношении к установленному сроку годности. Размер возмещения зависит от величины амортизации. Подлежат возмещению расходы, произведенные работником на ремонт в связи с неисправностью, поломкой используемого имущества, поскольку оно становится частично или полностью непригодным.
Постановлением Правительства РФ от 20.06.1992 N 414 «О нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях» (в ред. от 17.12.2010) установлены предельные нормы включения в себестоимость продукции (работ, услуг) затрат на компенсацию своим работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок.
———————————
РГ. 1992. N 24; САПП РФ. 1993. N 22; СЗ РФ. 2010. N 52 (ч. 1). Ст. 7104.
Основанием для выплаты является приказ руководителя организации. Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. При этом учитывается возмещение затрат по эксплуатации автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт). Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней. За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, она не выплачивается.
Аренда имущества сотрудника: бухучет, налоги, риски
Организация может использовать личное имущество работников в производственных целях. Для этого она заключает договор аренды с сотрудником или устанавливает ему компенсационные выплаты. Рассмотрим правовые нюансы и разберем, как правильно обосновать и учесть расходы по аренде или выплате компенсации.
Арендодатель передает имущество арендатору во временное владение и пользование или во временное пользование. Сделку оформляют договором аренды, в котором предусмотрено вознаграждение арендодателю (ст. 606 ГК РФ). «Бесплатный» аналог аренды — договор ссуды (гл. 36 ГК РФ, ст. 689 ГК РФ). Вид договора влияет на особенности налогообложения.
Арендные отношения всегда регулируются ГК РФ и договором аренды. Даже если арендодатель — штатный работник организации.
Используя имущество сотрудника в производственных целях, компания может выбрать один из трех вариантов:
- заключить с ним договор аренды и выплачивать арендные платежи;
- оформить договор ссуды;
- оформить документы для компенсационных выплат.
Облагается ли страховыми взносами и НДФЛ компенсация
Согласно действующим положениям законодательства средства, выплаченные в качестве компенсации за использование имущества, принадлежащего сотруднику, не могут облагаться налоговыми платежами. Это связано с тем, что указанная сумма не рассматривается как доход, полученный гражданином. Положения статьи 188 ТК РФ указывают на то, что величина компенсации подлежит отражению в соглашении, сформированном между человеком и руководством компании.
Говоря о выплатах сотрудникам за использование имущества, стоит принимать во внимание:
- положения статьи 217 НК РФ, где указано, что величина компенсации, согласно установленных в договоре границах, кроме того возмещение расходов, которые имеют связь с применением таких предметов, не могут облагаться налогами;
- взносы, отнесенные к медицинскому, пенсионному или социальному страхованию – прописано в Федеральном законе под № 212 от 2009 года;
- кроме того, указанные суммы освобождаются от уплаты взносов, связанных со страхованием от несчастных случаев и образования заболеваний профессионального типа.
Положения статьи 188 ТК РФ указывают на то, что на руководство компании ложится обязанность, связанная с выплатой компенсации за использование предметов, принадлежащих сотрудникам. К примеру, это могут быть разного рода инструменты, которыми человек пользуется для исполнения своих обязанностей по службе или материалов и прочих предметов.
По этой причине доход гражданина подлежит квалификации при использовании действующих положений законодательных актов. В том числе, прописано, что рассматриваемая разновидность выплат не должна облагаться взносами страхового типа и налогами.
В том числе, сведения относительно использования страховых взносов к таким суммам прописано в положениях налогового законодательства, в статье 217. Статья 422 НК РФ указывает на невозможность использования НДФЛ к компенсациям. Кроме того, применяется в данном направлении Федеральный закон №125 от 1998. В этом акте указывается, что выплаты не облагаются взносами, связанными с возникновением несчастных случаев.
Документальное оформление
Прежде чем начать выплачивать сотруднику компенсацию за использование личного имущества, нужно оформить ряд документов.
1. Документы, подтверждающие производственную необходимость использования имущества. К таким документам могут быть отнесены:
— должностная инструкция;
— бухгалтерские справки с расчетами экономической обоснованности использования.
2. Дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором должны быть отражены:
— вид используемого имущества и его характеристики (состояние на момент заключения данного соглашения, технические характеристики, регистрационные данные и т. п.);
— срок использования;
— порядок, размер и сроки выплаты компенсации (в фиксированной или переменной сумме), метод расчета;
— условия обслуживания;
— порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией имущества в интересах работодателя, и подтверждения данных расходов.
Желательно приложить к данному соглашению документы, подтверждающие право собственности работника на имущество, которое будет использовано в интересах компании (например, договор купли-продажи, технический паспорт, товарный чек).
В российском законодательстве вы не найдете определения того, что считать личным имуществом. Так, из материалов постановления ФАС Уральского округа от 29.05.2013 N Ф09-4358/13 усматривается, что судьи определяют личное имущество работника как имущество, принадлежащее ему на любом законном основании.
Вопрос действительно спорный, ведь не всегда право на владение имуществом, например ноутбуком, можно подтвердить документально.
3. Акт. Этот документ подтверждает фактическое использование имущества. Его составляют в произвольной форме. Акт подписывают руководитель компании и работник.
4. Приказ о выплате компенсации работнику. Приказ служит основанием для перечисления компенсации работнику.
Имущество, арендованное у работника, принимают по акту приема-передачи и учитывают на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» по стоимости, установленной договором аренды (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).
Арендную плату отражают по дебету счетов учета затрат: 20, 25, 26, 44.
Пример 4. С работницей заключен договор аренды. Объект аренды — ноутбук. Стоимость ноутбука по соглашению сторон составила 24 700 руб. Ежемесячная арендная плата — 988 руб.
Решение. В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:
Дебет 001
— 24 700 руб. — учтена на забалансовом счете стоимость арендованного ноутбука (на основании акта приема-передачи);
Дебет 26 Кредит 73
— 988 руб. — начислена арендная плата. Данная проводка оформляется ежемесячно в течение срока действия договора аренды.
Документальное оформление
Прежде чем начать выплачивать сотруднику компенсацию за использование личного имущества, нужно оформить ряд документов.
1. Документы, подтверждающие производственную необходимость использования имущества. К таким документам могут быть отнесены:
— должностная инструкция;
— бухгалтерские справки с расчетами экономической обоснованности использования.
2. Дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором должны быть отражены:
— вид используемого имущества и его характеристики (состояние на момент заключения данного соглашения, технические характеристики, регистрационные данные и т. п.);
— срок использования;
— порядок, размер и сроки выплаты компенсации (в фиксированной или переменной сумме), метод расчета;
— условия обслуживания;
— порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией имущества в интересах работодателя, и подтверждения данных расходов.
Желательно приложить к данному соглашению документы, подтверждающие право собственности работника на имущество, которое будет использовано в интересах компании (например, договор купли-продажи, технический паспорт, товарный чек).
В российском законодательстве вы не найдете определения того, что считать личным имуществом. Так, из материалов постановления ФАС Уральского округа от 29.05.2013 N Ф09-4358/13 усматривается, что судьи определяют личное имущество работника как имущество, принадлежащее ему на любом законном основании.
Вопрос действительно спорный, ведь не всегда право на владение имуществом, например ноутбуком, можно подтвердить документально.
3. Акт. Этот документ подтверждает фактическое использование имущества. Его составляют в произвольной форме. Акт подписывают руководитель компании и работник.
4. Приказ о выплате компенсации работнику. Приказ служит основанием для перечисления компенсации работнику.
Какие налоги начисляются на арендную плату
Полученный работником доход от сдачи имущества в аренду облагается НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ). Исчисление налога производится по ставке 13 или 30% в зависимости от того, является работник налоговым резидентом РФ или нет (ст. 224 НК РФ).
Если собственник имущества не является индивидуальным предпринимателем, арендатор, выплачивающий доход, признается налоговым агентом. Он обязан исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 1 и 4 ст. 226 НК РФ).
Выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование работодателя, не облагаются:
— взносами на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ);
— взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ст. 5 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ).
Пример 5. Воспользуемся условием примера 4. Объект аренды — ноутбук. Ежемесячная арендная плата — 988 руб.
Стандартные вычеты по НДФЛ работнице не предоставляются. Необходимо начислить и удержать НДФЛ.
Решение. В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:
Дебет 73 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 128 руб. (988 руб. x 13%) — удержан НДФЛ;
Дебет 73 Кредит 50
— 860 руб. (988 руб. — 128 руб.) — выплачена арендная плата работнице за использование ноутбука в служебных целях.
К договору безвозмездного пользования применяются те же правила, что предусмотрены для договора аренды (п. 2 ст. 689 ГК РФ). В связи с этим получение имущества по договору ссуды отражается в бухгалтерском учете в том же порядке, что и при аренде.
В бухгалтерском учете полученные в безвозмездное пользование основные средства учитываются на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре ссуды. Безвозмездную передачу имущества подтверждают актом о приеме-передаче.
Пример 6. С работником заключен договор безвозмездного пользования имуществом. Этим договором установлена стоимость ноутбука по соглашению сторон — 24 700 руб. Как отразить в бухгалтерском учете обратную передачу имущества владельцу по окончании договора?
Решение. В момент передачи по акту приема-передачи в бухгалтерском учете сделана следующая проводка:
Кредит 001
— 24 700 руб. — отражен возврат ноутбука.