Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Прохождение договора на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бизнес-процесс – это стандартная совокупность действий, которые выполняются для получения определенного результата (создание продукта, оказание услуги, выполнения работы). Бизнес-процессы должны быть прописаны для каждого предприятия, составлены подробные карты. Это может быть комплекс подпроцессов, функций или процедур, которые направлены на достижение цели основного процесса.
Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.
Если вы занимаетесь подготовкой:
-
Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.
-
Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.
-
Согласуйте условия с контрагентом.
Давайте еще раз посмотрим, что получит бизнес после реализации электронного документооборота на Битрикс24:
- Меньше бюрократических препятствий для старта реальной работы — согласование договора с ключевым клиентом не затянется на месяц;
- Электронная версия любого документа всегда под рукой. Найти нужный можно за 20 секунд;
- Больше не надо терять время на поиски «крайнего». Всегда понятно, кто отвечает за конкретный документ. Контролировать время прохождения документа по организации можно автоматически. С оповещением руководства в случае задержек;
- Документ не потеряется. Также доступна вся история изменений с возможностью скачать старую версию.
ECM. Выбрать нужный шаблон, в идеале не из перечня из 100 пунктов видов договоров, а с помощью удобного механизма задания условий\параметров договора (доходный\расходный, юр.лицо, суммы, направление деятельности и т.д.). То есть либо эти критерии позволяют системе автоматически выбрать нужный шаблон, либо иметь некий конструктор, который для этих выбранных условий автоматический сформирует из блоков текста проект договора для согласования. Реализация данного функционала имеется в ECM-системах, причем разными способами (мастера действий, конструкторы и т.д.). И ее нет в ERP.
ECM+ERP. Часто условия в тексте договора должны браться из проекта договора, опубликованного на этапе проведения конкурсных процедур. И для этих конкурсных процедур проект договора также целесообразнее создавать в ECM. А также запускать связанные с этим процедуры подготовки и согласования другой конкурсной документации. И даже еще с более ранних стадий — сбора потребностей для закупок с подразделений и формирования годового плана закупок. Такой функционал часто в компаниях не автоматизирован, сбор требований ведется в «эксельках», либо используются функциональные блоки ERP для финансового планирования и планирования закупок. В зависимости от уже реализованного функционала и потребностей здесь может быть разная комбинация функционала ECM+ERP, но чаще граница идет так: ECM — инициация процессов, вся их маршрутизация, напоминания, создание и хранение документов, в ERP — хранение товарной номенклатуры (если товар, а не услуги).
ECM. Управление шаблонами: должен быть инструментарий актуализации шаблонов, управления шаблонами, версионности шаблонов, процессы внесения в них изменений и т.п. ECM-системы для этого опять же предназначены, ERP — нет.
ECM. Управление маршрутами согласования: должен быть удобный простой инструментарий актуализации шаблонов маршрутов, в идеале с минимальной трудоемкостью и квалификацией сотрудника для этой задачи. ECM системы имеют для этого соответствующий инструментарий, ERP — нет.
Бизнес-процессы отдела продаж
Бизнес-процессы в отделе продаж – это все действия, которые совершаются для реализации товаров или услуг компании. Делятся на основные (продажа и сопровождение сделок) и вспомогательные бизнес-процессы. К вспомогательным относятся: составление и согласование коммерческих предложений, обсуждение и утверждение оптимальных условий сотрудничества и выполнения заказа, составление и подписание договоров, внесение всех данных в клиентскую базу и пр.
Для эффективной работы сбытового подразделения необходимо продумать и выписать все бизнес-процессы, ориентируясь на специфику деятельности, принципы работы компании, стратегические цели фирмы. При написании и детализации действий будут видны все «узкие» и проблемные места, которые нужно будет устранить.
Действия отдела продаж, которые проходят поэтапно:
- Генерация лидов (потенциальных покупателей, заинтересовавшихся продуктом).
- Утепление и развитие лидов.
- Закрытие сделки.
- Выполнение условий сделки.
- Возврат, удержание и развитие покупателя.
- Обслуживание ключевых постоянных клиентов.
Инструкция при подписании договора
Рассмотрим наиболее важные моменты, о которых нужно помнить при заключении договора с контрагентом:
- Внимательно сверьте реквизиты партнёра.
Если договор заключается с физлицом одних паспортных данных мало, следует писать место и дату рождения, (их нельзя изменить, как меняют фамилию). Если не указать место и дату рождения, есть риск, что суд откажется выдать исполнительный лист, что помешает взыскать задолженность.
В реквизитах юрлица необходимо правильно указать адрес, ОГРН и ИНН. Исполнителю договора придётся вести переписку с этим партнёром, и эта корреспонденция должна быть направлена на верный юридический адрес.
- Проверьте полномочия лица, которое подписывает договор, оно не должно быть дисквалифицировано, а компания имеет необходимые разрешения, допуски, лицензии и т.д.
Такую проверку нужно провести до подписания договора. Рекомендуем использовать опыт отдельных банков и сделать видеозапись подписания документа, чтобы стало невозможно в дальнейшем оспорить подпись.
- Не забудьте о парафировании договоров, это даст защиту от несанкционированных изменений.
Возможный вариант – печать с названием фирмы, поставленная на всех страницах. Подмена страниц станет невозможной, а ставить подпись на всех страницах не потребуется.
Нужно указать в бизнес-процессе, что документ парафируется только тогда, когда согласован всеми лицами.
Так руководителю не придётся, получив договор, сверять названия всех страниц и уточнять, все согласования получены, достаточно найти печать.
- Составьте чек-лист выполнения заявленных в договоре работ.
- Направляйте партнёру юридически важные документы Почтой России обязательно только с описью вложения.
Если Вы добавите в договор пункт об передаче документов электронной почтой, суд сочтёт это юридически значимым.
Опись вложения послужит доказательством наличия в конверте конкретных бумаг, так что контрагент лишится возможности утверждать, что письмо не пришло или что в нём были чистые листы.
- Стремитесь добиваться от партнёра подписания формы документа, которая Вам наиболее выгодна.
Этапы договорной работы в организации
Заключение договора проходит через шесть стадий.
- От одной из сторон исходит инициатива заключения договора. Она обосновывает необходимость оформления сделки и ее цели.
- Устанавливаются условия сотрудничества, цена и порядок оплаты, достигается компромисс между сторонами.
- Проверяется, насколько добросовестный бизнес-партнер. Ошибка приведет к проблемам с ФНС, срыву договоренностей или обману.
- Договор дорабатывается: уточняются условия, составляются списки дополнительных документов, уточняется процесс визирования.
- Изучение договора финансовой службой, юристом и руководителем.
- Подписание договора, присвоение номера и занесение сведений в реестр договоров.
ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ: СТАНДАРТИЗАЦИЯ
Регламентируемый и выполняемый процесс продажи минимизирует хаос в отделе продаж и стандартизирует выполнение задач.
Какие выгоды вы получаете после стандартизации процесса продажи?
- Сокращаете время выполнения действий на этапах: как следствие, повышается себестоимости бизнес-процесса продажи, увеличивается прибыль///
- Повышаете прозрачность: бизнес-процесс становится понятным всем сотрудникам, отвечающим за привлечение и обслуживание клиентов.///
- Повышаете управляемость: РОП понимает, какое именно звено требует повышения качества.///
- Улучшаете обучение сотрудников: четкий алгоритм с описанными результатами, которые должны быть на выходе и выходе каждого этапа сокращают ввод в должность новых сотрудников в сложных нишах с 2-х месяцев до 3-х дней.///
- Снижаете риски: если бизнес-процесс понятен и ясны технологии, которые вы используете на каждом из этапов, то исчезает зависимость от навыков одного продавца-«звезды». Вы точно знаете, какие техники продаж должны быть использованы на том или ином этапе бизнес-процесса продажи, чтобы получить результат.
ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ: ВНЕДРЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ
Внедрение изменений в существующий процесс продажи — непростая задача. Чтобы избежать сопротивления сотрудников, проводите внедрение в несколько шагов по определенному алгоритму.
Шаг 1. Разработайте KPI для каждой стадии и этапа процесса продажи
Для того, чтобы избежать саботажа сотрудников, разработайте для каждой стадии процесса продажи показатели, по которым вы будете оценивать выполнение задач. Показатели должны быть привязаны к цели вашего бизнеса, которую вы определили по методу SMART.
Разработайте KPI для вашего процесса продажи с учетом требований к показателям, ваших целей и специфики процесса.
Показатели процесса продажи закладываются в систему мотивации отдела продаж. До тех пор, пока процесс продажи не будет изучен, описан и откорректирован, работающую систему мотивации разработать невозможно.
Шаг 2. Регламентируйте процесс продажи
Разработайте подробный регламент выполнения каждой стадии и этапа процесса продажи и внедрите KPI по выполнению этого регламента в систему мотивации.
Шаг 3. Пропагандируйте цели и иди улучшения
На стратегической сессии или собрании отдела продаж объясните цели внедрения новых методов работы и опишите результаты, которых вы ожидаете. Презентуйте новую систему мотивации.
Шаг 4. Получайте положительные результаты
Помогайте в течение первых 2-3-х недель сотрудникам отдела продаж работать по новому бизнес-процессу продажи до первых положительных результатов. Очень важно, чтобы сотрудник получил результат. Если его нет, то происходит снижение мотивации и веры в новые методы работы.
Шаг 5. Анализируйте и корректируйте
Собирайте данные по «узким» зонам процесса продажи, анализируйте ошибки, корректируйте их и снова внедряйте изменения.
Распространенные ошибки
А теперь давайте разберем, какие ошибки встречаются при использовании любой из вышеперечисленных техник продаж:
- Продавец не умеет слушать собеседника. Менеджер, который слышит клиента, вызывает у него доверие и желание рассказать о своих потребностях.
- Попытка убеждать, не приводя аргументов. Если менеджер не в силах рассказать о том, какую выгоду получит клиент, последний может засомневаться в компетентности специалиста — и закончит разговор.
- Продавец неверно оценил «подкованность» клиента. Сотрудник компании должен понимать, на каком языке общаться с потребителем: можно ли использовать профессиональные термины или лучше вести беседу, оперируя простыми словами.
- Менеджер излишне активно навязывает дополнительные продукты ради продажи. Если человек уже отказался от предложений — не нужно давить на него, задавая один и тот же вопрос снова и снова.
- Сотрудник не знает характеристик и ценности продукта. Если продавец не может квалифицированно презентовать продукт и выделить его преимущества, сделка рискует никогда не закрыться.
- Отсутствует умение формировать потребность у клиента. Далеко не все люди готовы приобрести продукт по факту получения предложения — поэтому менеджер должен объяснить потребителю, почему тот должен купить товар или услугу.
- Негативная реакция на срыв сделки. Ошибки — это неизбежное следствие любых переговоров. Благодаря им можно проанализировать ситуацию и не допустить повторения подобных неудач в будущем.
СЭД для учета и ведения договоров
В небольших организациях учет и хранение документов ведет отдел делопроизводства. От него зависит:
- систематизация и организация быстрого доступа к необходимым контрактам по запросу сотрудников;
- сохранность документации.
Главная задача отдела — разработка единого порядка заключения договоров в организации, согласования, подписания, регистрации и хранения.
Крупные компании с большим массивом контрагентов понимают, что договорная деятельность является основным рычагом эффективного использования финансовых ресурсов. Отсутствие автоматизированной программы для ведения договоров, процессов их согласования и ведения затрудняет:
- операционную деятельность;
- работу с корпоративной информацией;
- усложняет отчетность перед фискальными органами.
Крупный, средний и малый бизнес, государственные структуры внедряют системы электронного документооборота (СЭД) для работы с договорами в организации, построения эффективного механизма управления:
- разрабатывают их самостоятельно;
- заказывают «индивидуальные» корпоративные решения;
- покупают готовые программные комплексы.
M&A подразделяют на следующие виды:
- Горизонтальные – объединение компаний, занимающихся одинаковым видом деятельности. Проводятся такие сделки для увеличения вероятности достижения высокой скорости продвижения фирм, снижения конкуренции и поглощения более большими производителями.
- Вертикальные – слияние фирм, занимающихся разными видами деятельности. При такой сделке компании зачастую подсобляют и дополняют друг друга. К примеру, один производитель будет поставлять сырье, а другой заниматься производством готовой продукции. Прибавка дохода такого сотрудничества объясняется уменьшением отпускной цены обоих производств.
- Параллельные – централизация фирм, производимая продукция которых схожа или одинакова. Например, одна из фирм производит компьютеры, а другая производит операционные системы к этим же компьютерам. Подобная совместная работа улучшает качество производимого товара.
Также сделки M&A классифицируют по географическому расположению:
- транснациональные;
- международные;
- национальные;
- региональные;
- локальные.
Риски в m and a сделках часто связаны с некорректным планированием стратегии, основанной на выборе цели компании, определении ценника сделки. Особенно акцентировать внимание требуется на оценке объема вспомогательных вкладов на объединительную деятельность между двумя и более фирмами.
Также могут возникать следующие риски на основе административных просчетов:
- Риски, основанные на акционерном капитале – оценка цены компаний после слияния может оказаться меньше сложенной стоимости двух производителей.
- Риски, основанные на ресурсах компании.
Совершая сделку слияния и поглощения не исключено возникновение финансовых рисков, т.е. рисков по уменьшению денежной обеспеченности объединенной фирмы. В этот тип риска входит:
- увеличение суммарного количества налогов;
- увеличение цены завлечения ссуд средств;
- уменьшение доходов;
- риск покупки владельцами акций ценных документов и прочего.
Велик шанс возникновения инфраструктурных рисков, проявляющихся в подавлении результативности сделки вследствие ошибок в процессе слияния: уменьшение производительности, сокращение рабочего персонала, неподготовленность коллектива к изменению обстановки, смена корпоративных ценностей.
Следующий риск, которому подвержены сделки по слиянию и поглощению, называется операционным. К операционным рискам относится опасность появления негативного эффекта от массивности компании, обусловленный плохой успеваемостью бизнес-единиц, риск появления изменений, основанных на технологических отклонениях в отрасли.
Риски на основе окружающей действительности тоже стоит принимать во внимание. Такой вид риска вытекает из отрицательных процессов во внешнеполитических отношениях и в законодательстве, приводящие к ухудшению результативности сделки: изменение цен и количества налоговых платежей, пошлин на таможне, системы регулирования антимонополий.
Какие пункты договора нужно согласовать с контрагентом
При согласовании договора ключевыми являются несколько пунктов. Но на самом деле существуют сотни условий, которые должны оговариваться в зависимости от специфики, договорной схемы, международного элемента, сегмента бизнеса и т.д.
- Предмет договора
Несогласование предмета договора может привести к его незаключенности.
- Порядок оплаты
Например, выставление счета на оплату в течение пяти рабочих дней всегда несет риски. Порядок оплаты в принципе часто процесс неконтролируемый. Так, у строителей заказчики оплачивают работы в течение 10 рабочих дней после подписания ряда документов и получения денежных средств от заказчика. И в этом случае вы получите деньги только тогда, когда генеральный подрядчик получит деньги от своего подрядчика.
В Решении Арбитражного суда Рязанской области от 15.08.2019 по делу № А54-8453/2017 суд поддержал довод истца о «сдвиге» сроков выполнения работ на время задержки по их оплате вне зависимости от заключенных дополнительных соглашений. По договору в некоторых случаях при выполнении работ был предусмотрен только аванс.
Суд посчитал, что просрочка в оплате любой из работ согласно дополнительным соглашениям приводит к тому, что исполнитель вправе оттягивать работы по всему договору, пока их не оплатят, если другие договоры не оплачены до конца.
- Порядок подписания закрывающих документов
Важен для бухгалтерского документооборота и получения денежных средств, так как закрывающие документы являются отправной точкой для получения денежных средств.
- Условия о гарантийных обязательствах.
- Сроки поставки и начала и окончания выполнения работ.
Несогласование этого условия может привести к тому, что договор будет считаться незаключенным.
- Момент перехода права собственности на товар
Для международных поставок важно определить, в какой момент поставщик не будет отвечать за риски при повреждении товара. Также нужно оговорить порядок приемки товара по количеству, качеству и ассортименту.
Инструкции Госарбитража П-6 и П-7 регламентируют этот порядок и их можно включить в текст договора. Инструкции применяются и в тех случаях, которые не урегулированы договором. Они выгоднее для покупателя, так как процесс налажен и проходит внутренний контроль качества и количества. Для поставщика детализированный порядок приемки чреват рисками — вызов поставщика, уведомление, потребность в совместной приемке.
- Включение условия о предоставлении документов, подтверждающих качество поставляемого товара
Сертификация может быть важна для дальнейших работ или поставок. Если использовать при работе на объектах материалы без сертификатов качества, их придется удалять из сметы. Материалы останутся в работе, но оплачивать их не будут. Это дополнительные риски.
- Срок действия договора
Иногда случается так, что договор заканчивается, а автоматическая пролонгация не предусмотрена при отсутствии возражений у сторон. Напоминание о пролонгации договора тоже можно заносить в чек-лист.
- Условие о зачете требований
Например, договор подряда может предусматривать штрафные санкции. Если ваш подрядчик нарушает правила охраны труда или не выполняет контрольные функции, например, не сдает отчетность, условие о зачете требований можно предусмотреть так, чтобы сумму штрафа можно было вычитать из тех работ, которые вы должны оплатить. Это можно сделать в одностороннем порядке.
- Способ обеспечения обязательств, условия об ответственности сторон в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору
Способ обеспечения обязательств как инструмент нивелирования рисков — не единственный способ. Эффективным способом обеспечения обязательств может быть залог или ипотека и недвижимое имущество. Но имеет значение, в каком порядке вы будете обращать взыскание на это имущество — во внесудебном или в судебном порядке.
Можно заручиться поручительством генерального директора — он будет солидарно отвечать за обязательства своей компании. Например, при долге в 5 млн руб. и заключенном договоре поручительства он обязуется исполнить эти обязательства в определенный срок. Если ни организация, ни генеральный директор не исполняют обязательства, можно взыскать с них средства в любой пропорции: например, 90 % к 10 % или 50 % на 50 %.
Можно заключать договор поручительства вместе с основным договором. В случае ненадлежащего исполнения нужно установить срок два-три рабочих дня после просрочки, и у поручителя наступят солидарные обязательства.
- Условие о претензионном порядке
Это условие важно при взыскании дебиторской задолженности. Согласно АПК, претензия может храниться 30 календарных дней, если иное не предусмотрено в договоре. Более короткие сроки в договоре (например, 15 дней) рискованны, потому что контрагент может не успеть получить претензию, отправленную на юридический адрес.
- Договорную подсудность
- Иные существенные условия при заключении договора
Интересный прецедент раскрывается в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.06.2018 по делу № А40-206693/2018. Суд отменил решение Арбитражного суда Москвы, потому что истец не смог доказать факт оказания услуг из-за отсутствия документов согласно Постановлению Правительства г. Москвы. Недоговорное условие повлияло на факт выполнения работ. Сумма иска составила 1 млн руб.
Суд посчитал, что универсальных передаточных документов и товарных накладных недостаточно для того, чтобы доказать факт оказания услуги по вывозу грунта и утилизации строительного мусора. Документы подтверждали только объем передачи материалов 5-го класса опасности с объектов заказчика, но не вывоз и утилизацию этих материалов. Вывоз материалов с объекта заказчика могли бы подтвердить путевые листы.
Неполный комплект документов не подтвердил вывоз и утилизацию строительных материалов. В договоре была определена одна цена за услуги по вывозу и утилизации без указания отдельной суммы на утилизацию и вывоз. Если бы цены были указаны отдельно, суд мог бы взыскать долг за перевозку.
Роль финансового директора компании в договорном процессе
Участие финансового директора компании в договорном процессе весьма значимо. Как человек, в чьих руках находятся все ее финансовые потоки, он должен прогнозировать, как отразится заключение того или иного договора на состоянии и движении денежных средств компании. Эта задача гораздо сложнее, чем просто внести данные о выплатах в платежный календарь. Ему необходимо оценить все финансовые риски, которые могут возникнуть после заключения контракта.
Следовательно, финансовый директор должен участвовать в процессе согласования договоров компании. В частности, он может предложить такую схему сделки, при которой на совершенно законных основаниях налоговые платежи могут быть уменьшены.
При расчетах с контрагентами по договору могут применяться различные способы оплаты — не только безналичные платежи, но и расчеты векселями, и т.д. Выбор инструментов расчета тоже находится в ведении финансового директора.
Однако не всегда финансовому директору целесообразно вносить изменения в договор на стадии его согласования. Если сделка типовая, шаблон договора был подготовлен самой компанией и никак не изменялся, то ему достаточно своевременно получить сведения о планируемых платежах или поступлениях. В этом случае согласование контракта с финансовым директором носит лишь уведомительный характер, что способно упростить и ускорить договорный процесс.
Моделирование бизнес-процессов
Моделирование необходимо, чтобы представить бизнес-процесс в таком виде, который максимально точно и полно опишет его с учетом поставленной задачи.
На практике применяют различные подходы к моделированию, что позволяет выделить три основных вида:
- Структурное моделирование – применяется для исследования текущих и разработки новых систем. Здесь есть три подвида:
- функциональное – бизнес-процесс показан как последовательность действий, использующих конкретные ресурсы, от входа к выходу;
- имитационное (второе название – моделирование поведения) – схема строится с учетом временных интервалов, показывает, что происходит под воздействием внутренних и внешних условий;
- информационное – демонстрирует связи между объектами и их свойства.
- Объектно-ориентированное моделирование – процессы представлены в виде набора объектов с событиями и условиями, детализация отсутствует. Говоря об объекте, подразумевают любой предмет, преобразуемый по ходу выполнения процесса.
- Интегрированное моделирование – включает модели разных видов и позволяет создать схему, которая представит комплексно объект моделирования.
Внедрение бизнес-процессов
На предприятии может внедряться как обновленный, улучшенный бизнес-процесс, так и совершенно новый. В обоих случаях можно выделить несколько этапов внедрения:
- Ознакомление. Сообщаем коллективу работников о новой системе, вводим в курс дела.
- Вовлечение. Рассказываем о преимуществах, акцентируем внимание на выгодах, которые заставят персонал работать эффективнее.
- Тестирование. Запускаем программу на одном производственном участке. Еще один вариант проверки: по новому алгоритму может работать один специалист.
- Обучение. Если получены положительные результаты тестирования, обучаем остальных сотрудников работать по новым правила: рассказываем об обязанностях, описываем функционал автоматизированных систем и т. д.
- Применение. После обучения всех сотрудников полноценно запускаем бизнес-процесс.
- Контроль. Регулярно проверяем, справляется ли персонал с новыми обязанностями, соблюдают ли алгоритм в своей работе. Обязанности по управлению могут быть возложены на руководителей отделов или специально выделенных сотрудников.
Важно, чтобы сотрудники понимали свою зону ответственности и работали в соответствии с новой схемой.