Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет движения денежных средств. Инкассация». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В бухгалтерском учете операции по кассе отражаются при помощи бухсчета 50. Кассовыми операциями считаются все действия, производимые с наличностью и денежными документами в компании и у любого предпринимателя.
Выручка аптеки регулярно сдается в банк.
Одним из способов сдачи выручки является инкассация. Она может проводиться как ежедневно, так и по вызову. Вызвать инкассатора нужно заранее утром или вечером, время сдачи выручки оговаривается с точностью до 1-1,5 часов.
С банком заключается договор инкассации. Банк предоставляет аптеке сумку для денег. Сумку пломбируют. Оттиск пломбы содержит номер или сокращенное название организации. Образцы оттиска пломбиратора заверенные печатью аптеки и подписями первых лиц (директор, бухгалтер) передают в банк, где их заверяют пломбиратором руководителя инкассации. Один экземпляр возвращается в аптеку, аа другой в кассовое подразделение банка.
При подготовке сумки для сдачи выручки кассир составляет препроводительную ведомость в 3х экземплярах.
Один экземпляр передается инкассатору, второй вкладывается в сумку, а третий с пометкой о приеме сумки остается у кассира.
В препроводительной ведомости указывают сумму наличности и кол-во купюр каждого достоинства, кроме того кассир заполняет явочную карточку, которая оформляется ежемесячно. В ней фиксируют общую сумму ежедневной выручки и номера сданной и полученной сумок. На сумке не должно быть порезов, дыр, а не шпагате, которым она завязана узлов. При получении сумки с деньгами инкассатор сверяет номер пломбы на ней с заверенным образцом, а затем он выдает пустую сумку кассиру для следующей инкассации.
Другими способами сдачи выручки могут быть:
— в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк (расходный кассовый ордер)
— предприятиями связи для перечисления на счет в банк на основе заключенных договоров подтверждается квитанцией к почтовому переводу.
— в кассу банка, оформляется расходный кассовый ордер, объявление на взнос наличными, сдавшему выручку отдается квитанция от объявления.
Учет и бухгалтерские проводки при инкассации
После того, как деньги поступили на расчетный счет, нужно правильно оформить процедуру. Для тех, кто ведет полную бухгалтерию, нужно сделать соответствующие проводки в учете:
- дебет 57 — кредит 50 — «Переданы наличные денежные средства из кассы инкассаторам». Запись делается на основании квитанции от сотрудника службы инкассации и приходного кассового ордера;
- дебет 51 — кредит 57 — «Зачислены денежные средства на расчетный счет в банке». Основание для записи — выписка из банка о движении средств на расчетном счете;
- дебет 91.2 — кредит 51 — «Списана комиссия банка за прием и пересчет наличных денежных средств». Основание записи — выписка из банка.
Касса и бухучет — каковы правила отражения?
Что это за операции, вы узнаете из нашей статьи «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».
Бухсчет 50 является активным, по его дебету отражается поступление активов, а по кредиту — выбытие. В зависимости от типа хозоперации счет 50 может корреспондировать со многими бухсчетами.
Так, например, оприходование наличности (снятие с банковского счета) в кассе предприятия отражается следующим образом: Дт 50 Кт 51. И наоборот, сдача наличности в банк из кассы предприятия — Дт 51 Кт 50.
Поступление наличности от покупателя в оплату товаров/услуг отражается так: Дт 50 Кт 62. Расчет наличными с поставщиком оформляется проводкой Дт 60 Кт 50. При этом надо соблюдать лимиты при расчетах наличными средствами между юридическими лицами, установленные Банком России в п. 6 указания от 07.10.2013 № 3073-У.
Поступление в кассу кредитных средств — Дт 50 Кт 66 (67), погашение кредита путем внесения наличности из кассы — Дт 66 (67) Кт 50.
Выплата зарплаты сотрудникам из кассы — Дт 70 Кт 50, а расчет наличными с учредителями путем выплаты дивидендов — Дт 75 Кт 50. Выдача наличности в подотчет отражается проводкой Дт 71 Кт 50, а возврат в кассу из подотчета остатка неизрасходованной суммы отражается так: Дт 50 Кт 71.
Продажа основных средств за наличные оформляется проводкой Дт 50 Кт 62, оприходование выручки от розничной продажи в кассу — Дт 50 Кт 90.
Подробности по ведению кассовых операций в компаниях содержатся в указании БР от 11.03.2014 № 3210-У (далее по тексту — Указание).
Документальное оформление кассовых операций
При поступлении наличности используются кассовые ордера, заполняемые по ф. 0310001; при расходе — расходные ордера по ф. 0310002. При этом ИП могут не оформлять кассовые документы (ордера) и регистры (кассовую книгу), как упомянуто в пп. 4.1, 4.6 Указания.
Оформление кассовых документов возлагается на главбуха, а также на бухгалтера, кассира, иное лицо (должностное или физлицо, которому доверено ведение бухучета), в обязанности которого входит ведение кассовых операций. Руководитель оформляет кассовые документы в том случае, если нет в штате (на рабочем месте) главбуха, кассира или другого уполномоченного на ведение кассовых операций лица (п. 4.2 Указания).
Документы по кассе подписывают главбух или уполномоченный бухгалтер и кассир, при их отсутствии — руководитель предприятия. У кассира должна быть своя печать с реквизитами, подтверждающими проведение операций по кассе, и образцы подписей уполномоченных на подписание кассовых документов должностных лиц.
Если в штате имеется старший кассир, то факт передачи/принятия им денег кассиру/от кассира отражается в книге учета денежных средств по ф. 0310005. Каждая запись по движению средств между старшим кассиром и кассирами подтверждается их подписями.
Под кассу отводится специальное место (помещение), в котором бы можно было обеспечить сохранность как денежных средств, так и кассовых документов.
В обязанности кассира входит не только подсчет поступающей в кассу наличности, но и проверка кассового документа на соответствие образцу, наличие достоверных подписей и точность указанной суммы. Кроме того, проверяется наличие перечисленной в ордере подтверждающей документации. Наличные принимаются путем пересчета, при этом лицо, вносящее денежные средства в кассу, должно наблюдать процесс подсчета.
Учет поступающей в кассу наличности ведется в кассовой книге, оформляемой по ф. 0310004. При этом каждая запись в данном регистре делается кассиром на основании каждого кассового ордера (ф. 0310001 и 0310002). Кассир должен вывести остаток в кассе денежных средств на конец каждого рабочего дня — итоговая запись делается в ф. 0310004 и заверяется его подписью. Если на протяжении дня операций по кассе не было, то и записи в книгу не делаются.
В конце своего рабочего дня кассир должен сверить все записи, сделанные в ф. 0310004, с имеющимися кассовыми документами, вывести остаток и проставить свою подпись. Также сверку должен провести и проставить свою подпись в книге главбух или ответственный бухгалтер.
Кассовые документы и регистры могут быть оформлены в бумажной или в электронной форме. При этом на бумажном носителе документы могут быть составлены при помощи машинописи или же заполнены от руки. Подписи на бумажных документах должны проставляться собственноручно.
В кассовые документы нельзя вносить исправления. В регистрах исправления допустимы, но необходимо, чтобы была проставлена дата исправления, а также инициалы и подпись сотрудника, вносящего исправления.
Для оформления кассовых документов и регистров в электронном формате используются специальные технические средства для обеспечения защиты записей от несанкционированных исправлений и искажений информации, а также для идентификации ответственного лица. После проставления на таких документах цифровой подписи их исправление уже недопустимо.
Назначаем ответственных
В целях организации работы по ведению кассовых операций руководитель организации (или предприниматель) определяет сотрудника из числа своих работников (кассира), который будет вести кассовые операции и оформлять кассовую документацию, с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под подпись. Однако законодательство не запрещает проводить кассовые операции самим руководителем.
Примечание. Если в организации имеется несколько кассиров, то один из них должен выполнять функции старшего кассира.
Действующее российское законодательство не устанавливает общеобязательных требований к оборудованию кассового узла. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций определяются юридическим лицом (индивидуальным предпринимателем) самостоятельно (п. 7 Указания N 3210-У).
Лимит расчёта наличными
Когда собираетесь рассчитываться с ИП и организациями наличными, не забывайте про лимиты.
Для организаций и ИП при выполнении работ и оказании услуг лимит расчётов наличными — 100 000 рублей по одному договору. Если договор заключён в иностранной валюте, то сумма не должна превышать 100 000 рублей по курсу ЦБ РФ на дату заключения договора. Всё, что свыше этой суммы, нужно оплачивать безналичным способом. Лимит действует при расчётах между:
- двумя организациями;
- организацией и индивидуальным предпринимателем;
- двумя индивидуальными предпринимателями.
Самоинкассация: суть услуги и последовательность действий при зачислении средств
Самоинкассация – современный способ вносить денежную наличность на расчетный счет организации. Услуга предназначена для предприятий малого и среднего бизнеса, у которых есть необходимость сдавать выручку независимо от графика работы отделений банков. Комиссия за внесение наличных таким способом несколько ниже, чем за аналогичную операцию, проводимую через кассы банков или за инкассацию наличности.
Главное удобство – доступность услуги. Сеть банкоматов и терминалов приема денежной выручки от ООО уже сейчас обширна и продолжает разрастаться. Сотрудникам компаний, отвечающим за внесение наличных, не нужно перевозить большие суммы денег и стоять в очередях в кассы банков. Они получают возможность круглосуточно сдавать выручку на расчетный счет с зачислением не позднее следующего дня.
Подключиться к услуге можно у специалистов по РКО банков, предоставляющих такой сервис. Клиент открывает расчетный счет и заключает договор на самоинкассацию. После получает секретный идентификационный код (ID) или пластиковую карту, с помощью которых будет проходить активация услуги в терминалах и банкоматах cash-in. Кроме того, уполномоченное лицо организации получает список терминалов или банкоматов, в которых может происходить внесение выручки.
Примерный алгоритм процедуры внесения наличных через автоматические приемные устройства следующий.
- В главном меню устройства по приему наличных выберите пункт «Платежи наличными».
- Из списка вариантов выберите «Кредиты и финансовые услуги».
- Перейдите в раздел «Самоинкассация».
- Укажите идентификационный код.
- Выберите расчетный счет, на который необходимо внести наличные.
- Подтвердите согласие на операцию.
- При необходимости введите дополнительную информацию по операции – например, назначение и период платежа.
- Выберите источник взноса.
- Проверьте правильность введенных данных.
- Поместите деньги в купюроприемник и нажмите «Оплатить».
- Получите чек.
Процесс внесения наличных на расчетный счет юридического лица занимает считанные минуты и мало чем отличается от процесса пополнения обычной банковской карты физического лица.
Таблица 3. Тарифы на услуги самоинкассации для юридических лиц
| Наименование банка | Стоимость услуги |
| Сбербанк (ПАО) | 0,3% |
| ВТБ (ПАО) | 0,25-0,27 |
| Банк ФК Открытие | 50 руб.* |
| УБРиР | 60 руб.* |
* За один операционный день, если имеет место факт внесения наличных.
Порядок планирования операций с наличностью и их ведения
Любая компания должна прозрачно отражать движение средств, чтобы избежать проблем с налоговой и другими инспекциями. Для этого ей достаточно действовать по следующей схеме:
- Назначьте кассира – подчиненного, ответственного за прием и выдачу денег; внимание, это может быть только штатный сотрудник (а не тот, кто устроен по договору), ознакомленный с текущими правилами ведения КО.
- Установите лимит – максимальную сумму, разрешенную для хранения в течение суток, не считая дней выплаты зарплат, премий, пособий; в другое время излишки необходимо направлять на расчетный счет.
- Фиксируйте любую транзакцию – каждое перемещение валюты должно быть подтверждено бумагой и зарегистрировано в журнале.
- Отражайте КО в бухучете – все проводки нужны и важны, выполняйте их в соответствии с БУ-инструкциями.
- Регулярно проверяйте соблюдение нормативов – тотальный контроль будет лучшей профилактикой нарушений и защитой от штрафов.
Расходные кассовые операции
1. Сдача выручки в банк.
Выручка от продажи товаров ежедневно сдается аптекой для зачисления на расчетный счет непосредственно в банк или путем перевода через отделение связи или сберегательные кассы. Сдача денежной выручки в банк через инкассатора оформляется комплектом документов, состоящих из препроводительной ведомости, накладной и копии препроводительной ведомости по форме АП-37.
Инкассационное обслуживание осуществляется на основании договора с учреждениями банка. Денежная выручка сдается в специальных сумках, которые имеют номер и надпись «Банк РФ». Аптеки должны представить в банк в 2-х экземплярах образцы пломб или сургучных печатей с четким оттиском. Один экземпляр оттиска, заверенный банком, возвращается аптеке. Он предъявляется инкассатору при вручении сумки с выручкой.
Выручку к сдаче готовит старший кассир, кассир или другое ответственное лицо. В банк сдается вся выручка сверх лимита денег в кассе, разрешенного банком.
Деньги подбираются покупюрно в пачки и перевязываются. После вложения денег и сопроводительного документа сумка закрывается, пломбируется (опечатывается сургучной печатью). При явке за выручкой инкассатор должен предъявить удостоверение личности, доверенность банка на право инкассации выручки, явочную карточку, в которой отмечают время инкассации (если выручка не готова по каким-либо причинам, это указывается в карточке), порожнюю сумку с номером, закрепленным за аптекой, комплект документов по форме АП-27 заполняется под копирку, 1 экземпляр – «Препроводительная ведомость» вкладывается в специальный карман денежной сумки, 2 экземпляр – «Накладная» – выдается на руки инкассатору при вручении сумки, 3 экземпляр – «Копия препроводительной ведомости» остается в аптеке в качестве квитанции, на нем расписывается инкассатор в получении сумки, ставит штамп банка и дату. Также этот 3-й экземпляр служит основанием для списания в расход сданной выручки в Журнал кассира-операциониста, и в кассовом отчете. В конце месяца подводятся итоги, и общая сумма выручки за месяц отражается в месячном отчете в разделе о движении денежных средств.
При сдаче денег через отделение связи выписывается квитанция, в которой наряду с суммой перевода указывается стоимость перевода. Такая квитанция дважды расходный документ по кассе.
При сдаче выручки непосредственно в дневные или вечерние отделения банка, в сберегательные кассы выписывается приходный кассовый ордер, а аптеке выдается квитанция, которая прикладывается к отчету кассира.
2. Выдача заработной платы сотрудникам.
Выплата заработной платы производится кассиром по платежной ведомости без составления расходного ордера на каждого получателя. При получении суммы работник обязан расписаться в ведомости, которая служит подтверждением выдачи денег из кассы. Не выданная заработная плата по истечении 3-х дней сдается кассиром в банк для депонирования, а на общую сумму выплаченной заработной платы оформляется расходный кассовый ордер. Платежная ведомость вместе с расходным кассовым ордером прикладывается к отчету кассира. Суммы выданной заработной платы отражаются в Журнале кассира-операциониста и кассовом отчете. В конце месяца эти суммы указываются в месячном отчете (форма АП-72) в разделе «Расход» движение денежных средств. По приказу №330 расчетно-платежная ведомость может сама выполнять роль расходного кассового ордера. Для этого необходимо поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер» и затем списать фактически выданную сумму. Разовые выдачи денег на заработную плату (например, депонированную) отдельным лицам производится, как правило, по расходным кассовым ордерам.
3. Выдача денег под отчет на командировки и другие нужды.
Под отчет наличные деньги из кассы аптеки выдаются на:
· командировочные расходы в пределах сумм, необходимых для оплаты стоимости проезда, расходов по найму жилья и суточных;
· хозяйственные расходы, производимые по месту нахождения аптеки (оплата посуды, приобретение канцтоваров и т.д.);
· расходы, выполняемые вне места нахождения аптеки в размере не более 10 дневной потребности и на срок не более 15 дней. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного расчета по ранее выданным под отчет суммам.
Для получения денег работник пишет заявление на имя заведующего аптекой, указывает размер и цель аванса. Заведующий аптекой визирует заявление и передает бухгалтеру для оформления расходного кассового ордера, который затем оплачивается. Оплата ордера происходит в день его выписки, в нем работник расписывается и указывает сумму прописью.
Правила оформления рецептов для хронических больных
Рецепт на ЛП для пациента с хроническим заболеванием возвращается обратно на руки. При этом необходимо учитывать отметки о предыдущем отпуске ЛП. Если рецепт надо хранить 3 месяца, то забираем его только в случае, если ЛП были отпущены в максимальном количестве, указанном в рецепте хронического больного, или если его срок действия закончился. В любом другом случае возвращаем пациенту.
Как можно будет доказать, что препарат отпустили, если всё количество не получено, а рецепт у хронического больного? В настоящий момент остается только дожидаться очередных разъяснений из Минздрава.
Для подстраховки можно снимать копию рецепта хронического больного и поставить на ней отметку с датой отпуска. Если копию нельзя сделать, тогда, скорее всего, стоит завести отдельный журнал, где будут сведения о рецепте, препарате и данные работника, отпустившего ЛП.
Если пациент не выкупает всё количество препарата в срок действия рецепта, то в таком случае необходимо действовать по аналогии с отпуском по «хроническому» рецепту. То есть если препарат не выкуплен, то рецепт возвращается, а в нем делается отметка, сколько препарата отпущено. Сам рецепт хронического больного забирается уже после выдачи всего количества нужного препарата.
Если в одном рецепте содержится три препарата, а пациент приобретает только один, то в таком случае ставится отметка, сколько какого ЛП отпущено, и затем рецепт возвращается пациенту.
Если в рецепте хронического больного выписан один из препаратов, рецепт на который должен храниться в аптеке, то рецепт забирается только в случае, если все остальные ЛС уже отпущены. Вообще, в этом вопросе, конечно, больше поможет разъяснительная работа с врачами, необходимо просить их выписывать такие ЛП на отдельном рецепте.
Обратите внимание, что хроническим больным с рецептами, срок действия которых составляет 1 год, единовременный отпуск всего количества препарата может быть осуществлен только по согласованию с медицинским работником, выписавшим рецепт.
Нормы выписывания и отпуска ПКУ и НС, ПВ, а также ИЛП
Напомним, что препараты отпускаются в количестве, указанном в рецепте, за исключением случаев, когда для ЛС установлено предельно допустимое или рекомендованное количество для выписывания на один рецепт (приложения № 1 и № 2 к порядку назначения и выписывания лекарственных препаратов, утвержденному приказом № 1175н).
Если пациент предъявляет рецепт с превышением допустимого или рекомендованного количества, то фармацевту надо сообщить пациенту о том, что норма превышена, и отпустить препарат только в пределах установленных количеств. А также информировать руководителя медицинской организации о нарушении выписки рецепта.
Повторим, что согласно изменениям и дополнениям приказа №403н ИП не могут отпускать иммунобиологические препараты. Это главное изменение по сравнению с прошлым порядком отпуска.
При отпуске иммунобиологического лекарственного препарата на рецепте или корешке рецепта, который остается у лица, приобретающего (получающего) препарат, указывается точное время (в часах и минутах) отпуска лекарственного препарата.
Отпуск иммунобиологического лекарственного препарата осуществляется при наличии специального термоконтейнера, в который помещается лекарственный препарат, с разъяснением необходимости доставки данного лекарственного препарата в медицинскую организацию при условии хранения в специальном термоконтейнере в срок, не превышающий 48 часов.
Отпуск ИЛП при розничной реализации можно осуществлять при условии доставки до места их использования в термоконтейнере, термосе и других устройствах с соблюдением требований «холодовой цепи».
Фармацевт, осуществляющий розничную продажу ИЛП, проводит инструктаж покупателя о необходимости соблюдения «холодовой цепи» при транспортировании ИЛП (не более 48 часов), о чем делается отметка после его приобретения. В этой же отметке проставляется дата и время отпуска препарата, а также ставится подпись покупателя.
Установление контакта
Начало общения – очень важный момент. Здесь менеджер должен следовать нескольким правилам.
Недопустимо заниматься своими делами. Если клиент подходит к столу, а вместо приветствия со стороны менеджера видит, что тот занят другими делами, это резко снижает шансы на успешные продажи.
Сотрудник обязан первым поздороваться. При этом нужно смотреть на человека, а не в экран компьютера. И поинтересоваться, что нужно обратившемуся.
Если допустить промашку на этом этапе, то будет сложно добиться успеха на следующих. И, скорее всего, результат продаж будет минимальным: человек просто сделает то, для чего пришел, и не согласится ни на что другое.
После установления контакта можно двигаться дальше.
Нюансы в вечернее время
Кассы, которые обслуживают своих клиентов после окончания операционного дня называются вечерними. Данные кассы осуществляют операции только по приему денежных средств. Время работы таких касс коммерческий банк устанавливает самостоятельно.
Приемка денежных средств осуществляется кассиром, его при этом контролирует бухгалтер-контролер или же деньги может принимать кассир самостоятельно, но при использовании специального контрольно-кассового аппарата. Денежные средства, принятые вечерней кассы обрабатываются в этот же день, для того чтобы уже на следующий день с утра их возможно было использовать для операций по кассе.
При передаче денег в вечернюю кассу банка, лицо вносящее данные денежные средства, должно будет заполнить соответствующее объявление и передать его контролеру. Далее, контролер должен будет осуществить сверку денежных средств отраженных в объявлении и фактически ему передаваемых и если все верно он подписывает документ.
После этого контролер должен произвести регистрацию суммы взноса в кассовом журнале по приходу, далее уже объявление будет передано непосредственно кассиру банка. Кассир банка после приема наличных должен будет подписать объявление, ордер и квитанцию и передать квитанцию с оттиском вечерней кассы своему клиенту.